大量のタスクリストがストレスになって手が付かなくなる事の解決法

2017年5月19日
カテゴリ
自己管理・タスク管理法

大量のタスクリストがあると逆に気が重くなって手がつけられなくなる?

ToDoリストを作ってタスク管理を行う様になると、逆にストレスに感じる事があります。

タスク管理手法のGTDでもそうですが、日々の仕事や、私生活の維持や目標に向かって必要なタスクを出し、忘れないように事細かにタスクリストに追加していくと、すぐに何十、何百ものリストになります。

こういった整理に慣れていないかたは、このリストが重荷になり、逆に物事に手がつかなくなる事があります。

GTDを実行すると逆に仕事が進まない?

タスク管理パートナーでもおすすめしてるタスク管理手法「GTD」を実行して活かせる様になると、タスク管理がストレスになる事はありません。
しかし実際にGTDの準備をして動かす前の段階では、ストレスを感じるかたが多いように見えます。

GTDの準備段階「収集(把握する)」の段階では、大量のタスクリストのようなものが出来あがります。(あくまでタスクリストのようなものです)
ここから「処理(見極め)」「整理」の段階に持っていくには、最低でも数時間の時間が必要となります。
そのなかで、大量のリスト(のようなもの)を前に気が重くなり、やるべき事(のように見える物)をもり沢山抱えているけど、何も手がつかなくなり、GTDを実際に活かす前に中断してしまうパターンに陥りがちです。

GTDをしなくてもストレスフリーになる簡単な方法

GTDは準備段階にかかる時間が多くなるので、正直言って敷居の低い手法とは言えません。
間違いなく良い物ではあるのですが、まずはGTDを導入せずとも、大量のタスクリストにストレス無く向かう方法を紹介します。

以下、ごく簡単な整理を行い、タスクリストに対しての考え方を変えれば、ストレスは大幅に減り、楽しく向かえるはずです。

まずは最重要の期限付きタスクを抽出。「やるべき事」はこれだけ。

まずは、大量のToDoリストの中から絶対にやらないといけない期限付きタスクに、日付と重要度を示す色やラベルを設定します。

ここで言う絶対にやらないといけない期限とは、これを守らないと、ご自身の生活や事業に著しい支障をきたす様な物を指します。
人それぞれですが、例えばこのような物が当てはまるでしょう。

  • 免許の更新
  • 納品が遅れると多額の違約金が発生する案件
  • 家賃や従業員給与など、事業の継続に不可欠な支払い

こういった絶対的な期日の決まっている最重要タスクは、実はそれ程多くないのでは無いでしょうか?
状況によっては、ひとつも出てこないかもしれません。
ここで大事なことはごく一部の例外を除き、最重要タスクは実は少ない事を自覚する事です。「やるべき事」は実は少ないです。期限の決められた絶対にやらなければいけない事は、実はそれ程多くありません。

抽出できたら、これらをスムーズに終わらせるべく最大の力を注ぎ込みましょう。
あなたの「やるべき事」はこれだけです。
極端な事を言ってしまえば、整理をここで終わって、残りのタスクリストは捨ててしまっても構いません。

期限はあるけど「出来ればやりたいタスク」は「やるべき事」に含めない

期限はあるけど、前項に比べれば、重要度の落ちるタスク、プロジェクトもあるはずです。

  • 将来役立つかもしれない資格の試験日に向けた勉強
  • マラソン大会に向けた体づくり
  • 楽しみにしている旅行の段取り

こういった「出来ればやりたい、やった方が良いタスク」は、「やるべき事」に入れません。
期限付きなので、やった方が良いけど、やらなくても事業や生活に致命的な支障をきたす事のない物は、「やるべき事」とは明確に区別します。

上手く動かない大量のタスクリストを抱えているかたは、重要度の低い期限付きタスクを多く抱えている傾向が見られます。
これらを、本当に重要な物と一緒にしてしまうと、途端に、絶対にやるべきタスクがぼやけてしまい、結局何も手がつかない、または手を動かしたけど、満足度の低い結果に終わりがちです。

他のToDoは全て「やるべき事」ではなく「選択肢・やっても良い事」と捉える

最重要の期限付きタスク「やるべき事」と、それ以外を区別しました。
では残りのタスクはどうすれば良いのでしょう?

上にもあるように、極端な話、捨ててしまっても構いません。本当に「やるべき事」以外は「やらなくても良い事」なのです。
ストレスになって足を引っ張るようなリストであれば、無い方が良いくらいです。

もちろん、本当に捨ててしまうと、事業や生活を最低限維持するだけで、より高いステージを目指す事はできません。
「やるべき事」を除いた残りのタスクリストは「やるべき事」ではなく、「選択肢・やっても良い事」と考える事にしましょう。

殆どのタスクは、やらなくても良いし、やっても良いのです。最低限の生活と事業を継続出来れば、あとは何でも構いません。
やることで私生活を楽しんだり、事業を発展させる助けになります。

ここから、一般的なタスク管理手法に従い、重要度や分野分け、細分化をしても良いのですが、あなたの心の向くままに取り組んでも構いません。
「やるべき事」を大量に抱えていると、心の重みになりますが、大量にあるタスクリストは実は「選択肢」なのです。私生活や事業を発展させるための選択肢を確認したくなった時に見ても見なくても良いメモ書きのようなものです。見ても見なくても構わない選択肢であれば、沢山あっても重みになることはありません。やるもやらないも自由に選択する事ができます。そう捉えると途端にストレスに感じなくなるものです。

思い切った切り分け方ですが、本当に「やるべき事」と「やらなくても良い事」を明確に分ける事が、大量のタスクリストと向き合う第一歩なのです。

大量の「選択肢・やっても良い事」のリストは楽しい大型テーマパークの地図のようなもの

ディズニーランドやユニバーサルスタジオなどの大きなテーマパークは楽しいアトラクションが一杯なので、一日で全て周る事は難しいですし、もちろん周らないといけない決まりもありません。地図に示された大量のアトラクションの中から、その日の状況に併せてワクワクした気持ちで興味のあるアトラクションに気ままに向かう事でしょう。そこはストレスはなく、楽しみがあるはずです。入場門から一歩も動けないなんて事も無いでしょう。

タスクリストも大きなテーマパークの地図のような物と言えます。楽しみ方は人それぞれ。楽しいアトラクションが一杯の、途方もなく大きなあなたの最高のテーマパークの地図、タスクリストをどんどん大きくして楽しんでやろうと言う位の気分で向き合いましょう!

本格的なGTDの導入やタスク管理パートナーの利用も視野に入れてみてくださいね

いかがでしたでしょうか?
要するにこれは、GTDの「処理」と「整理」を噛み砕いてとてもシンプルにした物です。

これらの方法で大量のタスクがある状態における対応の第一歩を踏み出し、良い具合に物事が進みはじめたら、今度は本格的にGTDを学んで導入してみてはいかがでしょうか。きっと、どんどんタスクを追加してリストを大きくする事に楽しさを感じるようになるはずです。

もちろん、導入へのハードルが依然として高く感じたり、自分だけで続けていく自信がない方は、「タスク管理パートナー」のサービス利用も検討してみてくださいね。
ストレス無くどんどん物事がすすむ楽しさ、喜びを一緒に味わいましょう!