なぜ、タスク管理をすることで時間を作ることができるのか

タスク管理を行うことで時間が生まれます、と聞いても不思議に思う方もいらっしゃるでしょう。そもそもタスク管理を行う時間が増えています。

タスク管理を行う時間が増えても、結果的に時間が節約できることがやった人は知っているので、使い続けているのです。

そんなタスク管理を行うことで、時間を節約できる理由をご紹介します。

やるべきことが明確になり迷わない

多くの場合、頭に中にあることは曖昧で、言葉にしてはじめて理解できること、認識できることは多いのです。

やること、次の行動がはっきりしないことで、本来やりたいこと以外のことをしていたりもします。

例えば人と話しているときにこんなことを思うことはないでしょうか。

• 自分はこんなことを考えていたのか
• 考えが整理できた

話したり、紙（PC）に書くことでも、漠然としていたことがはっきりすることもあります。

自分が何について考えなければいけないか、何をしなければいけないのかが分かり、それをタスクにすると、やることが明確になり行動が起こしやすくなります。

分かりやすいタスクを作ることでさらに時間を節約

他人にも分かりやすく作ろうという視点で、タスクを作ることで自分にも分かりやすいタスクができます。言葉が足りないことで、タスクを見て何をしたかったか、考え込む時間がなくなります。

繰り返し行う仕事なら、同じタスクが次にも活かせるので、次の仕事はさらにスピードアップできます。今、この瞬間の仕事だけでなく、未来の仕事の準備もできます。

また、こういう意識をしてタスクを作成することで、いざ他人に任せるときにも引継ぎが楽になります。

やることをすぐにタスクにすることで時間を節約する

必要なことは全て書き出してあるので、忘れていたことを思い出す時間が省けます。記憶を探る作業も脳に余計な負担をかけ、意外にエネルギーを奪われます。

ちょっとしたことですが、このちょっとしたことの積み重ねは、調子の良い状態で仕事をするよりも効率が落ちることにつながります。効率が落ちるということは、それだけ時間が必要にもなります。

先延ばしをしないことで時間が節約できる

物事を先延ばしする問題は数々ありますが、問題の一つは先延ばしすることにより時間が余計に必要になるということです。

その場で完了することが、先延ばしするとほとんどの場合で時間が何倍も必要になります。

例えば、職場である部署から依頼された、10分で回答、提出できる書類があったとします。もらった時にすぐに書いて提出すると10分で終わります。締め切りは3週間後です。

3週間後のあなたは、まずは書類を捜索するところから開始します。様々な書類に隠れていてなかなか発見できません。書類を探していると、別の提出するべき書類が出てきてその対応にも追われます。それでも数十分で見つかるといいのですが、見つからない場合は、担当部署に連絡して書類を受け取りにいかなければいけません。でも連絡するのも面倒になり先延ばしにしてしまいますが、締め切りを過ぎたら何か言われるかもとあまり集中できずにその後の仕事に取組みます。

仕事の見積もりが正確になり、予定通りに進みやすくなる

「予定通りに仕事が進まなかった」というのは、ストレスを感じる一つの原因になります。そのストレスを減らす方法のひとつとして時間を正しく計測するという解決方法があります。

そして、もちろん正確な時間の見積もりは、仕事をスムーズに進めるうえでも重要かつ、時間の節約にもなります。

作業記録と同時に 時間を計測します。

このときに重要なのは、計測は感覚に頼らず、時計で確認することです。作業の正確な実績時間があれば、仕事の予定を作る際に、正確な時間の見積もりができます。

さらに、仕事を早く進める仕組みを作ろうと考えている方は、いろいろな方法を試しながら同時に計測することで、どの方法が最も早く仕事が進むかを確認することもできます。