22日目-タスク管理を行うメリット-

2014年12月25日
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ふくおかなみこ
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タスクを見える状態にすることでやるべきことが明確になる

タスクを作るのは面倒だな、と思って作らない方の中には、仕事は全て分かっているからタスクにするまでもないと考えられている方もいらっしゃると思います。

しかし、多くの場合は頭に中にあることは曖昧で言葉にしてはじめて理解できること、認識できることは多いのです。

漠然と考えていると必要なエネルギーが奪われてしまううえ、記憶を探る作業も脳に余計な負担をかけます。

分かりきっていることでも書き出すことが必要なのは、人間は、度忘れや勘違いをしてしまうことがありますので、それを防ぐことにもつながります。

例えば人と話しているときにこんなことを思うことはないでしょうか。

  • 自分はこんなことを考えていたのか
  • 考えが整理できた

紙(PC)に書くことも同じです。

  • 漠然としていたことがはっきりする
  • 忘れていたことを思い出す、紙に書くことで思い出す必要がなくなる

自分が何について考えなければいけないか、何をしなければいけないのかが分かり、それをタスクにし、実行する。

必要なことは全て書き出してあるので、思い出す時間も省けます。

この全部タスクを書き出す、の中には家事をする、身だしなみを整えるなど1日の本当に全てのことを書き出す方もいるようですが、まずは、仕事のこと、目標に関することなどご自分で項目を決めて書き出してみるのがお薦めです。

時間がよみやすくなり、仕事の予定が立てやすくなる

「予定通りに仕事が進まなかった」というのは、ストレスを感じる一つの原因になります。

そのストレスを減らす方法のひとつとして時間を正しく計測するという解決方法があります。

 作業記録と同時に 時間を計測します。

*このときに重要なのは、計測は感覚に頼らず、時計で確認することです。

作業の正確な実績時間があれば、仕事の予定を作る際に、正確な時間の見積もりができます。

 

さらに、仕事を早く進める仕組みを作ろうと考えている方は、いろいろな方法を試しながら同時に計測することで、どの方法が最も早く仕事が進むかを確認することもできます。

 

 

 

他人にも分かりやすいタスクを作る

これは、パートナーが指摘しやすいようにということと、他人にも分かりやすく作ろうという視点で作ることで自分にも分かりやすいものができるのです。

 また、こういう意識をして作成することで、いざ他人に任せるときにも引継ぎがずいぶんラクになります。

繰り返し行う仕事なら、このタスクが次にも活かせるので、次の仕事はさらにスピードアップできますよね。

今、この瞬間の仕事だけでなく、未来の仕事の準備もできるんです。

 

まだタスクを作成したことがない方、仕事のやり方に困っている方、疑問を持っている方はぜひ一度お試しください。