やらなければいけないことがたくさんあって、どれも中途半端になっていないでしょうか？そして、大事なことが後回しになっていませんか？今回はそのような事例のご紹介です。
忙しいのに、成果が出ていないように感じている方や、生産性があがっていないように感じられている方にもおすすめしたいポイントを書いています。
やりかけのタスク、始められていないタスクを放置することで、いつまでも気になって頭や気持ちがいっぱいいっぱいになったり、そのせいで、大事な事が先延ばしになっている方は参考にしてください。
目次
やることが多すぎて1日中忙しい
こちらのお客さまは、やると言われたことはきちんとこなしていくタイプの方。
生活全般の管理もかなりしっかりとされていて、早朝から仕事を開始し、運動もきちんとされ、目の前の仕事もどんどん片付けているのに、なぜか成果があがらないように感じられていて、タスク管理パートナーのサービスをお申込みいただきました。
まずは、お客さまの目標の確認、そして通話の中で現在取り組まれているお仕事のことや1日のやるべきことを整理していきます。それらのやることリストも完璧にこなしていきます。素晴らしい進捗です。
ただ、1週間もすると、いくつか気が付くことがありました。
仕事は最後まで完了できていますか？
仕事はすぐにその場で終わることは少ないのではないでしょうか？繰り返し行う必要があったり、数日～数年にかけて取り組むお仕事の方がほとんどでしょう。
こちらのお客さまはその過程で、仕事が行方不明になることが多かったのです。
例えば、セミナーでご利用される資料をさらに見やすく、最新の事例も交えた資料を作りたいということを検討していたけど、うやむやになって放置していらっしゃいました。
良いアイデアや発想が行動に移せておらず、もったいないだけでなく、考えが頭を埋めてしまい、いつも忙しいと感じていらっしゃいました。
こういった、途中の仕事、放置していた仕事、そしてたくさんのアイデアが、行動に移せないことでチャンスを逃していたり、大事な仕事を圧迫していたことで、成果が上がらないと感じられたのではないかと仮説を立て、一つ一つのお仕事を完了されるのを確認することを繰り返し行いました。
仕事が途中で行方不明にならないように、お客さまから「完了した」とタスクを消していただくまできちんと見届けます。優先順位が高い、急ぎの仕事が出てきた時などは特に気を付けてクローズまで確認します。
こうして、お仕事がどんどん片付いていくことで、成果があがるお仕事に集中して取り組むことができるようになったり、以前に検討されていたアイデアや、やりたいと思っていたけど後回しになっていた事案も再浮上してきたりしました。
途中で迷子になっていた仕事やアイデアが片付いたり、取りかかることができるようになり、より重要なお仕事やアイデアの実現に集中できるようになられて、何よりでした。
仕事を最後まで完了させるために大事な事
行動は一気にはできませんが、一つずつ行動していくことで確実に進みます。
仕事を最後まで完了させる工夫をご紹介します。
誰がやるかをきちんと決める
タスク管理パートナーで大切にしていることは、計画を立てたら「いつ」やるか「誰が」やるかをはっきりさせることです。
これが決まると、物事が動きやすくなります。その仕事ができる人が複数いる場合、誰がやるかというのもしっかりと決めます。
こちらのお客さまは複数のスタッフさんがいらっしゃるのですが、「誰に」ということをはっきりと決めていなかったため、バレーボールのお見合いのような、誰がボールを取るのかな？という状況になり、お互いの顔を見ている間にボールがコートに落ちるように、仕事が手元から落ちてしまっていました。
ですので、タスクが決まった段階で、誰がやるのかをきっちりと決めるということも同時に行いました。一つ一つの物事をクリアにしていくことで、タスクもより分かりやすいものになり、行動もしやすくなります。
「いつか」を「いつ」と期限を設定する
「いつか」やろうと思っていた大事な仕事。残念ながら「いつか」はやってきません。「いつか」ではなく、今、その仕事をどうするかをタスク管理パートナーのサービスでは決めます。
なかなか動かない、期限が決まっていない仕事は以下のようにタスクを作ります
- 「いつまでに完了させる」と期限を決める
- 「この日くらいには取りかかりたい」と始める日を決める
- 「次の週次レビューで」ととりあえずゆっくり考える時間を持つ
今すぐに取りかかることでなければ、終わりの期限を決めたり、始まりの期限を決めたり、あるいはゆっくりと考えて、やらないという判断になることもあります。
大事なことは「いつか」を放置しないことです。曖昧にしてしまうと、いつのまにか行方不明になったり、こぼれ落ちてしまいます。一つ一つをクリアにすることで、完了もしやすくなります。
タスク管理パートナーのサービスでは、緊急ではないけど重要な第二領域を重要視してお客さまに取り組んでいただくようにサポートしています。
第二領域についてはこちらの記事を参考にしてください
重要な仕事に集中するために
上記のことを行うことでお客さまの仕事は進み、お仕事がどんどん良い方向へ進んでいきました。
- なかなか進まなかった仕事が進んだ
- 契約が取れた
- 売上が上がった
など嬉しい報告を聞くことができることは私にとっても嬉しいことです。
目の前のやることの多さ以上に中途半端に放置している仕事の整理ができていなかったこと、普段重要な仕事に取り掛かれていないことがお客さまご自身も改めて気が付かれたようです。
お仕事を整理して全体を俯瞰し、実行し、完了するところまで取り組むことでお仕事がうまく回るようになりました。あとはお客さまの行動力でどんどんお仕事が進み、成果があがったことも満足していただけました。
後日談として、3か月ほどサポートさせていただいた後に、「もうできるようになったので、今までありがとうございました。」とサービスをやめられました。効果を実感していただき良かったと思っていたのですが、さらに2，3か月後にもう一度サービスの申し込みをいただきました。「一人では難しかったです」とのことです。
習慣化はなかなか難しいことですね。このようにサービスをやめられて、また再開されるお客さまも複数いらっしゃいますので、お気軽に1か月からお申し込みをお待ちしています。