タスク管理を行うことで時間が生まれます、と聞いても不思議に思う方も多いと思います。そもそもタスク管理を行う時間が増えています。

タスク管理を行う時間が増えても、結果的に時間が節約できることがやった人は知っているので、使い続けているのです。

そんなタスク管理を行うことで時間を節約できる理由をご紹介します。

やるべきことが明確になる

多くの場合、頭に中にあることは曖昧で言葉にしてはじめて理解できること、認識できることは多いのです。

漠然と考えていると、考えがループしたり、必要なエネルギーが奪われてしまううえ、記憶を探る作業も脳に余計な負担をかけます。このエネルギーを奪われることは、調子の良い状態で仕事をするよりも効率が落ちることにつながります。効率が落ちるということは、それだけ時間が必要にもなります。

また、やることがはっきりしないことで、本来やりたいこと以外のことをしていたりもします。

仕事や勉強をはじめても、すぐに脇道にそれてしまって上手く進まない状態を解決します

例えば人と話しているときにこんなことを思うことはないでしょうか。

  • 自分はこんなことを考えていたのか
  • 考えが整理できた

人に話すことで、タスクを完了するモチベーションをあげる

紙(PC)に書くことも同じです。

  • 漠然としていたことがはっきりする
  • 忘れていたことを思い出す、紙に書くことで思い出す必要がなくなる

自分が何について考えなければいけないか、何をしなければいけないのかが分かり、それをタスクにし、実行する。

とりあえず手当たり次第に仕事を進めていて、大事な仕事が後回しになってしまう

必要なことは全て書き出してあるので、思い出す時間が省けます。

この全部タスクを書き出す、の中には家事をする、身だしなみを整えるなど1日の本当に全てのことを書き出す方もいらっしゃいますが、まずは、仕事のこと、目標に関することなどご自分で項目を決めて書き出してみるのがおすすめです。

仕事の予定が立てやすくなる

「予定通りに仕事が進まなかった」というのは、ストレスを感じる一つの原因になります。

そのストレスを減らす方法のひとつとして時間を正しく計測するという解決方法があります。

作業記録と同時に 時間を計測します。

いつも時間が足りないと思っていませんか?記録することで、時間と行動を意識してみましょう!

このときに重要なのは、計測は感覚に頼らず、時計で確認することです。

作業の正確な実績時間があれば、仕事の予定を作る際に、正確な時間の見積もりができます。

さらに、仕事を早く進める仕組みを作ろうと考えている方は、いろいろな方法を試しながら同時に計測することで、どの方法が最も早く仕事が進むかを確認することもできます。

仕事を把握したいとき、時間がない時は、タスクに優先順位をつける

他人にも分かりやすいタスクを作る

他人にも分かりやすく作ろうという視点で作ることで自分にも分かりやすいものができるのです。言葉が足りないことで、タスクを見て何をしたかったか、考え込む時間がなくなります。

タスクは見て、すぐに実行できるように作成する

また、こういう意識をして作成することで、いざ他人に任せるときにも引継ぎが楽になります。

繰り返し行う仕事なら、同じタスクが次にも活かせるので、次の仕事はさらにスピードアップできますよね。今、この瞬間の仕事だけでなく、未来の仕事の準備もできるんです。

将来の忙しさを予想して仕事を行う:自分にしかできない仕事に集中する

まだタスクを作成したことがない方、時間が不足していると感じている方はぜひ一度お試しください。

毎日忙しくてToDoリストでタスク管理する余裕がない