タスク管理パートナーでは、毎日10分の通話を行い、日々のモチベーションの継続と物事が進むお手伝いをしています。

では、実際に10分の間にどんなことをしているかを詳しくご紹介します。

最優先で行っていることはタスクの整理

10分という時間内にできることをできるだけ時間を有効に使って行います。

まずは、タスクの作成と整理です。

通話時間前までに整理をされている方もいらっしゃいますが、そうでない場合はこの時間を使って行います。

昨日のお仕事の続き、確認、今日の予定など。

この時はご提案、オープンクエスチョン、なぜ進んでいないかなどの話はせず、タスクの整理に集中し、その場でできることをやり、予定が進む話にフォーカスしています。

物事が順調に進んでいるとき

  • タスクが事前に整理できている
  • どんなに時間がなくても1分でも通話をする

物事が進んでいるときは上記の特徴があります。皆様に共通していることです。

さて、とても順調に調子よく物事が進んでいるときの対応としては以下のように行っています。

  • 現在あるタスクにプラスして、どんどんタスクを設定してもらいます
  • 細かいタスクのチェックも行う(期日だけ変えている、なかなかチェックがついてないなどのタスク)
  • 一つでも多くできるような提案を行う
  • いつも繰り返していることを時期をみて確認する(流れ作業になっていないか、意識して行っているかなど)

停滞しているとき

なかなか物事が進まない日は必ずあります。

そんなときにはこのように対応しています。

  • まず進んでいないという現実を確認してもらう
  • 無理をしないような、時間に余裕のある予定を組む
  • 進みにくい時は、いくつか進む方法の提示を行う
  • その場で手をつけてもらう
  • 新しい提案を行い、新しいことをどんどん追加してみる
  • タスクを出すことをためらわれているときは、一つのプロジェクトから、一つのタスクを細かくするところから徐々に行う
  • ある分野のタスクにフォーカスすることで仕事を進める
  • 通話後、今日は何をやればいいかがわかる状態にしてもらう

などです。

進みにくいと感じる日ほど、一つでもできることで物事が進みます。そして行動しているうちにできる日もたまにはあります。

 

今日、目の前のタスクにチェックを付けることで仕事は片付く

タスク管理パートナーは、GTD(Getting Tings Done)に則って行っています。

タスク管理をすることはタスクを作ることが目的ではありません。チェックがついて(行動して)はじめてタスク管理ができたということになります。

そのためにお願いしていることがあります。

  • できる限りタスクを書いてもらい、共有してもらう
  • パートナーにもわかりやすいタスクを作ってもらうよう工夫する

可能な限り書き出してもらうことが重要なことは言うまでもありませんが、他人(パートナー)にも分かりやすく書くことを意識してもらうことで、より分かりやすいタスクが出来上がります。

パートナーとして意識して行っていること

  • タスクのクローズまでしっかり
    タスクを作っただけ、計画を立てただけで人間は満足しがちです。
    満足した気分だけで終わらないようにタスクが完了するところまでしっかりと確認しています。
  • 普段の通話でも週次レビューの内容を確認しながら進めています。
    週次レビューでお客様が仰られたことを普段の通話でも確認しています。
  • 気にかかることは少し先の仕事でもタスクを出して、リマインダーをつけておいてもらいます。
  • 自分でベストな方法に気が付いてもらえるようお手伝いします。こちらからご提案することはありますが、やはりご自身から出てきた行動のほうが継続しやすいというように感じています。

その他、お客様の状況ややり方に合わせてお一人ずつ変えています。

10分という時間は短いかもしれませんが、週6日毎日行うことで、お仕事ややりたいことが進みやすくなります。

タスク管理パートナーは1カ月だけの契約も歓迎です。お一人お一人に合わせたサービスを心がけ、お仕事が進むお手伝いをしています。