タスク管理って、難しそう、とっつきにくそう、続けられなさそうなどのイメージはありましたし、自分一人ではうまく続けられませんでした。
他にも、いいらしいけどどうしていいか分からない、自分はタスク管理なんてするほど重要な仕事をしていない、などと
思われることもあるタスク管理です。
今回は、仕事はもちろん、勉強、プライベートなどいろんな場面で、どんな年齢のどんな方にもできる、簡単でかつ効果的な方法をお伝えします。
まずは、そもそも「タスク」とは何かという確認です。面倒な方は飛ばして次の見出しから読んでください。
タスクとは、「仕事・課題」などの意味です。そのタスクを管理することをタスク管理と言います。
英語のtaskが由来ですが、Cambridge Dictionaryによると名詞と動詞ではこのような意味です。
a piece of work to be done, especially one done regularly, unwillingly, or with difficulty
to give someone a task
https://dictionary.cambridge.org/ja/dictionary/english/task 2024年9月参照
名詞の意味は、行われるべき作業の一部、特に定期的に、望まない、または難しい作業。動詞では、誰かに作業を与えるという意味になります。
要はやらなければいけないことということになるでしょうか。趣味や遊びのやりたいことをタスクとは呼ばないことを考えると、やった方がいいけどそんなにやりたくないことがunwillinglyに含まれるようにも思います。
そんなタスク管理ですが、やってみたいけど、どうやったらいいの？という方に向けて1番簡単なタスク管理の方法をお伝えします。
目次
紙に書くことが最強で、一番簡単な方法
タスク管理と聞くと難しそうと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、紙とペンがあればできます。
用意した紙にやらなければいけないことを書きだしたものがタスクです。
タスク管理ツール選びに迷ったり、何から始めていいか分からないという方へ
紙とペンとあなたのやるべきことを書くことができればOK
手帳や付箋にタスクを書くのは一般的ですが、タスクを書く専用の文具なども販売されているので、それらを活用するのもおすすめです。
大事な事は、難しく考えずにとりあえず紙に書いてみることです。
紙にやることは書けたけど、何からやればいいか分からない方はこちらをご覧ください。決断力、判断力を使わずにやることを進める方法をご紹介しています。
以前に大学に講義に行った時に、かなり早い時期に就職が決まっていた学生さんは、スマホの最初？の画面に今日やることを書いていました。「みんな、やってないんですか？」と。彼女は目的もはっきりしていて、その目的に向かって日々やることをスマホに書いていました。できる人はやっぱりやっているなあと思ったものです。
タスク管理の目的はやりたいことや、やるべきことを進める事
タスク管理とはそもそも何のために行うのでしょうか？
あなたがやるべきことや、やりたいことをスムーズに進めるための道具の１つだと考えています。
時間がないけど、やりたいことがたくさんある方、やることに押しつぶされてしまいそうな方、やることを整理することで、スムーズに動きやすくなります。結果、タスク管理を使わない時よりも物事が進みやすくなります。
自分がやることなんて自分が一番わかっているから、書く必要はないという考えもあり、それで満足していれば書く必要はありませんが、何かしら問題があったり、もっとという気持ちがある時には書き出すことをおすすめします。
タスクが多すぎて全部書き出せないという方も、できるだけ書き出してみましょう。書き出すメリットはこのようなことがあります。
１，タスクが正確に把握できる
頭の中にあるだけだと不思議とタスクは膨らみ、たくさんあるように思えるので、正確に把握するために書き出します。また、抜け漏れも少なくなります。
２，優先順位がつけやすくなる
優先順位をつけるのは、パズルのようなものです。頭の中でパズルをするのと、実際に目で見ながらだと目で見ながらするほうが解きやすいものです。
どれも大事で優先順位が決まらないという方は、締め切りが早い順、上から、やりやすいなど、ご自身の中で基準を決めて動き出しましょう。タスクガチャもおすすめです。
３，行動に集中できる
タスクを作る＝考える時間
タスクに取り組む＝実行する時間
です。タスクを作った後は、行動にだけ集中してどんどん取り組むことができるので考えて動くより早く行動ができます。
先述したtaskを動詞で使うと誰かに作業を与えるという意味になりますが、その誰かはあなた自身になります。司令塔のあなたがタスクを作って与え、行動するあなたが実行します。
タスクを作ることで結果、時間の節約になるので、できることも増えていきます。
ただ、やっぱり最初は大変ですよね。やり方にも慣れていないし、タスクはごちゃごちゃしているし。
仰る通りです。なので、まったくタスク管理をしたことのない方には「今日やること」から書き出すという方法をおすすめします。
タスク管理の需要なポイント2つ
思いついたら、やることができたらすぐに書き出す
「後で」は禁句です。どんなに忙しくても5秒でタスクを作ってしまいます。デジタルのツールを使っていて手元にない場合は紙に書き、ツールを立ち上げた時に速やかに移します。
これができると、やることがほぼタスクに書かれているので、その中からやることを実行するだけという状況を作ることができます。
続ける
タスク管理はメンテナンスが大事です。作って作りっぱなしという経験がある方もいるでしょう。計画と同じで、作った時が1番やる気にあふれている、と言う状況を作らないように、毎日メンテナンスを続けるような仕組みを作ります。
何だか耳が痛いような･･･
大事なポイントはいくつもありますが、最初にお伝えしたいコツは毎日見るです。
そのためにも「いつも持ち歩く」「机の上に出したままにする」など書いたタスクをいつも見ることができる場所に置いておきましょう。
タスク管理ツールを使ってみる
紙の管理だけでは難しくなった、面倒になった、もっと便利に使いたいと思った時にデジタルのタスク管理ツールを使ってみることをおすすめします。
どんなツールが合うかはお仕事やその時の状況にもよりますので、いろいろ使って、あなたに合うものを見つけていきます。
先に紹介した学生さんのように、毎日見るスマホの画面に設定するのもいいアイデアだと思います。
タスク管理パートナーでは、Todoistというタスク管理ツールをおすすめしています。とてもシンプルなツールですよ。
タスク管理のこんな使い方も
習慣にしたいことや気を付けたいこともタスクで管理してみる
やるべきこと、だけではなく、やりたいことや気を付けたい事、改善したいこともタスクにしていきます。
特に、締め切りがなかったり、強制力がないことは、どんなに良いことでもなかなか続けるのが難しい。そんな時にもタスクにしていると、そうだったやってみようという気に書いていないよりなりやすいものです。
そういう気持ちになるのも、毎日タスクを見るからですね！
家族や友人とタスクを共有する
自分一人で完結できる意思の強さがある人以外は試したい、誰かと共有する、誰かに知ってもらうという方法。
今はSNSがあるので、その誰かはSNSへのシェアもおすすめです。人間誰しも嘘つきにはなりたくないので、〇〇をすると宣言したら、きちんとやっている様子、あるいは結果を出して自分は有言実行できる人間なんだと見せていかなければ、という気持ちになり、その気持ちが強制力につながります。
やらなきゃ！と思っていても忘れるのが人間です。共有することをタスクにすることもお忘れなく。
やりたいことを達成するためにタスク管理を使ってみよう
夢ややりたいことの達成のためには、時にはunwillingなことが含まれます。夢ややりたいことに向かうすべての工程が楽しい、やりたいことであるのは稀なので、ちょっとしんどいな、ここが頑張りどころだなという場面にもタスク管理をしていると続けやすさが変わります。
はじめての方は紙とペンからスタートしてみてください。既にツールを使っている方はこのブログの何かがヒントになれば嬉しいです。
ご自身で始めたり、スタートするのが難しいと感じられたら、タスク管理パートナーがお手伝いします。1回のカウンセリングから、1ヵ月だけがんばってみるなど、お気軽にあなたにあったプランと期間を選んでいただくことができます。