スマートフォンやPCの機器の進化、無料通話アプリのLINE、Windowsに標準で組み込まれているスカイプなどの普及により、近年はおおむね誰でもビデオ通話の環境を持っていて、あまりITに詳しくない人でも利用する機会が増えてきました。
ビデオ会議は双方の姿が見える分、テキストチャットや、通話だけの会議よりも情報量が多く、実際に対面して会議するのに近いレベルでコミュニケーションを取る事ができるので、離れている者同士であっても高い生産性を実現することができます。
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ビデオチャットは、通常の会議に比べてメンバーの移動コストと引き換えに、準備する事が多いと認識する
ビデオチャットは、機器とネット回線さえあれば、いつでもどこでも利用することができる素晴らしい仕組みです。離れている者同士が実際に一箇所に集まる大きなコストをゼロにできるメリットは計り知れません。
その一方、通話前の準備は、実際に会って行う会議以上に整えておく必要があります。その準備が整っていないと、大きな時間のロスになったり、自身の印象が悪くなったりと良いコミュニケーションを阻害する事につながります。
ビデオチャットでは、リアル会議の移動コストと引き換えに、準備するべき要素が多いものだと認識する事がまず大切です。
利用するビデオ会議システムの接続テストを行っておく
「聞こえますかー?」「表示されますかー？」の時間ロスが最初の敵と認識する
リアル会議とは違い、ビデオ会議ならではの障害です。ある程度ビデオ会議の経験があれば、経験している方も多いことではないでしょうか？
このトラブルの原因のほとんどは、利用するシステムの準備不足です。会議を行うときまでに接続テストや操作方法の把握をしていない事により、他の会議形態では発生しない、余計なコストを生むことになってしまいます。
利用する会議システムに慣れているメンバーばかりが集まるビデオチャットでは、この準備が不要になりますが、会議参加者の中に1人でもこの準備が不十分なメンバーがいると、通話が可能になるまでの時間、メンバー全ての時間に影響する事になります。
会議の参加人数が多ければ多いだけ、このロスが大きくなりますので、ある意味遅刻よりも深刻なことだと言えます。
会議前に一度接続テストをしておく
このトラブルを避けるため、理想は会議当日までにそのシステムを使い慣れた人と接続テストを行って確認しておくことです。
使い慣れた人の協力を得られない場合でも、パソコン2台、またはスマートフォンなどを利用し、ご自身が既にお持ちの環境で一人二役での接続テストを行う事もできます。
接続テストの方法は、利用するシステムによって変わってきますが基本的には何らかの手段で可能なはずです。ぜひテストをして、当日にロスをなくすよう参加者全員で努力しましょう。
画面共有機能などの、基本的な便利機能の下調べを行っておく
パソコンを利用した会議システムの場合、参加者が今表示しているパソコン画面を参加者にリアルタイムでシェアできる機能があります。
スライドや板書のような使い方のできる、ビデオ会議ならではの便利機能と言えるでしょう。
この機能は、会議の進行役や発表役だけが把握しておけば良いと思いがちですが、意外にも誰もが利用する機会のありえる機能です。
ZOOMミーティングなど、システムによっては参加者が共有した画面に注釈や書き込みを行えるものもあります。
画面共有機能は、ほとんどのビデオチャットシステムに組み込まれている機能なので、ぜひこういった基本的な便利機能についても下調べを行っておきましょう。
後編では、ビデオ会議ならではの身だしなみ、ビデオ映像の質をよくするための心構えとちょっとしたコツを紹介します。
