スマートフォンやPCの機器の進化や、無料通話アプリのLINEや、Windowsに標準で組み込まれているスカイプなどの普及により、近年は概ね誰でもビデオ通話の環境を持っていて、あまりITに詳しく無い人でも利用する機会が増えてきました。

ビデオ会議は双方の会話が見える分、テキストチャットや、通話だけの会議よりも情報量が多く、実際に対面して会議するのに近いレベルでコミュニケーションを取る事が出来るので、離れている者同士であっても高い生産性を実現することができます。

サトウ(仮)
ビデオ会議を導入してみるも「通話だけで十分」や「やっぱり実際に会って会議したほうが良いよねって」状況になりがちですよね。
パートナー
そうですね。せっかくだからビデオチャットの良さを活かした良い会議ができると良いですよね。
パートナー
なお、「議題に関する下準備をしておく」や「会議時間を決めておく」などの、リアルの会議であっても大切な要素はここでは取り扱いませんのでご注意ください。

ビデオチャットは、通常の会議に比べてメンバーの移動コストと引き換えに、準備する事が多いと認識する

ビデオチャットは、機器とネット回線さえあれば、いつでもどこでも利用することが出来る素晴らしい仕組みです。離れている者同士が実際に一箇所に集まる大きなコストをゼロに出来るメリットは計り知れません。

その一方、通話前の準備は、実際に会って行う会議以上に整えておく必要があります。その準備が整っていないと、大きな時間のロスになったり、自身の印象が悪くなったりと良いコミュニケーションを阻害する事につながります。

ビデオチャットでは、リアル会議の移動コストと引き換えに、準備するべき要素が多いものだと認識する事がまず大切です。

利用するビデオ会議システムの接続テストを行っておく

「聞こえますかー?」「表示されますかー?」の時間ロスが最初の敵と認識する

リアル会議とは違い、ビデオ会議ならではの障害です。ある程度ビデオ会議の経験があれば、経験している方も多いことではないでしょうか?

このトラブルの原因のほとんどは、利用するシステムの準備不足です。会議を行うときまでに接続テストや操作方法の把握をしていない事により、他の会議形態では発生しない、余計なコストを生むことになってしまいます。

利用する会議システムに慣れているメンバーばかりが集まるビデオチャットでは、この準備が不要になりますが、会議参加者の中に1人でもこの準備が不十分なメンバーがいると、通話が可能になるまでの時間、メンバー全ての時間に影響する事になります。

会議の参加人数が多ければ多いだけ、このロスが大きくなりますので、ある意味遅刻よりも深刻なことだと言えます。

会議前に一度接続テストをしておく

このトラブルを避けるため、理想は会議当日までにそのシステムを使い慣れた人と接続テストを行って確認しておくことです。
使い慣れた人の協力を得られない場合でも、パソコン2台、またはスマートフォン等を利用し、手元の環境で一人二役での接続テストを行う事もできます。

接続テストの方法は、利用するシステムによって、変わってきますが基本的には何らか手段で可能なはずです。ぜひテストをして、当日にロスを産まない様に参加者全員で努力しましょう。

画面共有機能などの、基本的な便利機能の下調べを行っておく

パソコンを利用した会議システムの場合、参加者が今表示しているパソコン画面を参加者にリアルタイムでシェアできる機能があります。
スライドや板書のような使い方のできる、ビデオ会議ならではの便利機能と言えるでしょう。

Skype での画面共有 | Skype サポート

この機能は、会議の進行役や発表役だけが把握しておけば良いと思いがちですが、意外に誰もが利用する機会のありえる機能です。
ZOOMミーティングなど、システムによって、は参加者が共有した画面に注釈や書き込みを行えるものもあります。

画面共有機能は、ほとんどのビデオチャットシステムに組み込まれている機能なので、ぜひこういった基本的な便利機能についても下調べを行っておきましょう。

サトウ(仮)
アンケート機能のあるシステムとか会議の参加人数が多い場合は便利に使えますねー。
パートナー
そうですね。他にも会議のシステムとは別に、Microsoft Office365やGoogleドライブのファイル共有機能も便利なので、利用した経験が少ない場合は、下調べしておく価値はありそうですね!

後編では、ビデオ会議ならではの身だしなみ、ビデオ映像の質をよくするための心構えとちょっとしたコツを紹介します。

ビデオチャットの背景も身だしなみの一部: ビデオ通話/会議の生産性を上げる2つの準備・後編