ToDoリストの共有と進捗チェック/サポートは、タスク管理パートナーのサービスの中心となる要素です。
目次
「共有」がToDoリストを効果的に活用し続ける最大の秘訣
お客さまのTodoリストをタスク管理パートナーとオンライン共有いただき、その進捗チェックを行います。お客さまへの通話/メッセージのやり取り中に適宜コメントやアドバイスを差し上げます。
ToDoリストの作成と管理は、良い仕事を行う上でとても有効な方法ですが、継続して活用し続ける事がとても難しいものです。そこで、お客さまのToDoリストをタスク管理パートナーにオンライン共有いただく事で、このリストの管理のお手伝いを行います。
また、日々のタスクだけでなく行動の指針となる中長期目標や、ミッションステートメントも共有いただければ、合わせてチェックいたします。
対象サービスプラン
「ToDoリスト共有と進捗チェック/サポート」はタスク管理パートナーの提供する、すべての月額サービスプランに含まれています。
お使いのToDo管理ツールで共有いただけます
タスク管理パートナーに共有いただくToDoリストは、お客さまが現在お使いのToDoリストツールに幅広く柔軟に対応しますが、特におすすめのツールは「Todoist」です。
Todoistは、タスク管理パートナーのサービスを利用する上で重要な「タスクリストの共有」機能をはじめ、基本的なToDoリスト機能が完璧に揃っていながら、無料または有料でも非常に安価に利用できる、おすすめサービスですので、特にこだわりがなければ、まずこちらをご利用いただくことをおすすめします。
おすすめツールのご紹介
共有機能のないサービスは、スクリーンショットや写真で対応いたします。
- メールやメッセージの文章中で直接タスクリストを記入
- 紙の手帳やカレンダーを手書きしたものを撮影し、送付
- iPhone/iPad/Macの「リマインダー」アプリやGoogle Tasks
ToDoリストを共有している事により「ちゃんとしなきゃ！」が働きます
ToDoリストの共有を行う事により、メッセージや通話のやり取りにむけて、緩やかな締切のようなものを抱える事になります。
この事により、たとえばこのような形で勢いをつける効果が期待できます。
(ある日の午後)
こんな調子じゃ、パートナーさんとのメッセージで……
次回のメッセージの時間に向けて午後から頑張らないと！
(数時間後・夕方)
午前中の遅れを完全に取り戻す事はできなかったけど、午後からは時間内でのベストは尽くせたかな？
ToDoリストが共有されてチェックされてないと、一日中ダラけるパターンだったから助かったなぁ(汗)
よし、明日は今日の反省を活かす用に、連絡の中で、午前中から脇道にそれない事を宣言してみようかな？
……こういった感じで、自分自身で行動に修正を行える状況になります。
取り組んだ物事の結果は、良い意味でも悪い意味でも、お客さまの成果・責任になります。
もちろん私もお客さまの力を最大限引き出すべく、サポートしますが、設定したタスクを実際にクリアしていくのは、お客さま自身である事を忘れないでくださいね。
お客さまの声
サービス提供時にいただいたお客さまの感想から、ToDoリストの共有と進捗チェックに関する部分を抜粋、または書き起こししたものを、編集したものとなります。
ToDo管理専門の秘書を探そうかと思っていた矢先みつけたサービスでした【サービス業経営者/男性】
元々自分でToDoリストの管理をしていて、なんとなく自己管理している気分にはなっていました。
ただ、これが本当に仕事や私生活に役立っているか正直疑問でした。その課題は明確で、とにかくToDoリストのメンテナンスをサボりがちな事で、リストを作ってはみるものの、そのリストが自身の行動と成果につながるものではありませんでした。
ToDoリストのサービスが合わないのかと、沢山試してみましたが、どれも上手く続きませんでした。ひとつ確信したのは、これはもう私に必要なのはToDo管理システムよりも、人力で私自身をチェックしてくれる人が必要だと。
そこで、ToDo管理のみを手伝ってくれる秘書のような人を雇ってみようと費用の計算をしはじめた矢先にタスク管理パートナーを知り、これだ！と思いました。
結果は本当に期待通りというか以上で、いつも良い緊張感でToDoリストのメンテナンスをサポートして頂いてます。これからもよろしくお願いします。
自分の頭の中だけで管理できていると思っていた自分が情けない【コンサルタント/男性】
自分を中心に複数のスタッフと共にビジネスを行っており、タスク管理パートナーのサービス利用前は、私が全て取り仕切って周りの人に指示をだしていました。
タスク管理パートナーさんとタスク共有をする事で、自分の頭中心で管理していた複数人の大量のタスクを毎日きちんと整理する必要がでるので、最初は「少し大変そうだな」「余計な手間になるのかもしれない」と思っていたのですが、一度自分の頭からきちんと出し、毎日チェックを受けることで、スタッフへの指示出しや連携がスムーズで早くなり、その分私自身が取り組まなければいけない仕事に使える時間が増えました。
この状態をキープできるように頻繁にToDoリストをチェックしていただけるのは本当にありがたいです。
専門外の雑務に弱い自分の弱点のサポートを頂いてます【管理職/女性】
職人的な気質のある私は、元々集中して自分の専門領域の仕事に一点集中して課題を突破するのが得意で、そのような形で仕事をしてきたのですが、年齢的に部下の管理業務も行う必要が出てきました。
これがとても苦手で、本当は絞ったタスクに集中して取り組みたいのに、見なきゃいけない所が増えた事で、このままでは本来の自分の持ち味が無くなる様な気がしていた所にこのサービスを知って利用するようにしました。
共有させてもらったToDoの整理整頓をアドバイスに従って心がけるだけで随分見通しが良くなり、部下の管理で潰されていた自分の時間が掘り起こす事ができました。課題は多いけど、最近すごく楽しく仕事できています。
あと、ダイエットが順調に進んでいる事も嬉しい(笑)
よくある質問例と回答
Q. 共有するToDoの内容を他人に開示する事に不安があります
タスク管理パートナーでは、サービスの性質上、お客さまの業務やプライバシーに関わる情報を開示いただく機会が起こり得るサービスです。
それ故にお客さまに共有いただくToDoの内容は厳重に管理をいたしますので、安心して様々なToDoを共有いただきたいと思います。
しかし、お客さまご自身のお仕事上の守秘契約に抵触したり、プライベートな内容そのままを共有することに心理的抵抗のある内容のタスクは共有されないか、共有しても問題のないタスク名に変更して共有いただくようにお願いします。
- プロジェクトやタスクの名前に具体的な企業名等を書けない場合、たとえば「A社のBさんへ、Cプロジェクトの伺いメールを送る」のようにする。
- 「現在70kgの体重を60kgに落とす」といった中期的な願望を持っていても、体重を共有することに心理的抵抗がある場合「20歳の時の体重に落とす」といった言葉で目標化。
Q. ToDo 管理ツールの変更は可能ですか？
ToDo管理の方法は人それぞれだけでなく、同じ人でも状況によって合う合わないがありますので、柔軟に切り替えていただいて結構です。切り替えた際はその旨をお申し出いただければ対応します。
ただし、同時に複数のツールに分散してToDoリストを共有いただいてもチェックする事は出来ませんので、共有いただくツールは一つでお願いします。
Q. ToDoの進捗状況はいつチェックされますか？
チェックの頻度や時間に明確な基準はありませんが、お客さまに共有いただいたToDoリストをチェックして通話/メッセージの準備をします。
通話/メッセージをお送りする時間の30分位前までにToDoリストを最新の状態に更新いただければ対応しやすいです。
Q. このページで紹介されていないサービスや、スタンドアロン型のToDoアプリにも対応いただけますか？
利用したいツールがある場合はまずはご相談ください。
一般的なパソコンやスマートフォンでチェック出来るものであれば、対応するように努力いたします。
「ToDoリスト共有と進捗チェック/サポート」はタスク管理パートナーの提供する、すべての月額サービスプランに含まれています。あなたのタスクをタスク管理の専門家と共有することで、ToDoリストも頭の中も常にスッキリした状態で物事に取り組めるようになる生活をご体験くたさい。