繰り返しタスクを効果的に実行し続けるために加えるべきPDCAの習慣

タスク管理パートナーでもおすすめしている「Todoist」をはじめとした多機能タスク管理ツールや、「Googleカレンダー」等のスケジュール管理ツールにも当たり前に組み込まれている「タスク・予定の繰り返し設定」。とても便利で強力な機能ですが、上手く使わないと逆に悪影響を与える危険な機能であることは気づいていますか？

たとえば多くの人が、このようなタスクを毎日実行したいタスク、予定として設定し、実行できる事が理想としているのではないでしょうか？

• 運動をする
• 瞑想をする
• 読書をする
• 勉強をする
• 日記を書く

こういったタスクを毎日実行できたら、素晴らしい成果があると信じて、タスクやスケジュールの管理ツールに設定してしまいますが、これだけでは上手く成果が上がらないどころか、逆に悪影響となってしまうかもしれません。

繰り返しタスク・予定の設定時には、必ず効果確認の予定を入れましょう

定期的に実行したいタスク、予定を設定する場合は、必ずその効果測定を行う予定をあわせて設定しましょう。

例えば

• 1kmジョギングをする

……の繰り返しタスクを設定する場合、数日後に

• ジョギングが続いていない場合は、頻度や内容を変更、続いている場合は改めて効果確認の予定を設定する

……といったリマイダーやスケジュールをあわせて設定します。

繰り返しタスクを設定する場合、必ずその効果を確認するタスクを併せて設定しましょう。
繰り返しタスクは、設定しただけでは上手くいかない事がほとんどです。定期的に効果測定して、必要なら再検討する事が大切です。

つまり、ビジネス用語のPDCAサイクルにおけるCとA、Check(評価)とAct(改善)を個人の繰り返しタスクの管理にも組み込む事とも言えます。

毎日の繰り返しタスクなら、三日坊主を見越して3日後に最初の確認予定を設定

効果確認の予定をどれくらい先に入れるかは、自由に設定していただけますが、たとえば、毎日の繰り返しタスクなら、とりあえず三日坊主でも続くかチェックするために、最初は設定から3日後に確認してはいかがでしょう？

3日後の確認で、まだ続ける決定をした場合は、次は一週間後に確認。その後は1ヶ月など、確認頻度を少なくしていきます。
毎週の繰り返しタスクなら、最初の確認は3週間後、毎月の繰り返しなら3ヶ月後など、特にこだわりがなければ繰り返し周期の3つ分くらいが妥当でしょう。

永久に繰り返し設定をしてはいけない理由

では、なぜ繰り返しタスクを設定しなければいけないのでしょう？
主に2つの理由があります。

1. 未完了タスクの常連となる「毒性」を消す

設定した繰り返しタスクをずっと可動させ続ける事は難しいです。ほとんどの繰り返しタスクは、続かないものであることを前提に対策をするくらいが良いでしょう。
繰り返しタスク、予定を設定しても実行しないと、それはタスク管理の最大とも言える問題、「期限切れ、未完了」となります。

期限を過ぎた未完了タスクを抱えていると、このような悪影響があります

1. ToDoリストが散らかる元になる
2. 無意識に脳に負担がかかる

ToDoリストが散らかって整理しづらくなる事も問題ですが、特に無意識に脳に負担をかける問題は深刻です。

未完了タスクは「気がかり」となり、これが脳に残るわけです。表面上、本人がその繰り返しタスクを忘れてしまっていたとしても、無意識下ではその未完了タスクの気がかりが残る事でストレスとなり、これがエスカレートすると心身の病気にもつながる事になるかもしれません。

こう考えると、未完了タスクは「毒」と言えるのではないでしょうか。

2. 繰り返しを実行出来ていても、期待通りの効果が出ていない事に気づくため

「運動、瞑想、読書、勉強、日記」といった繰り返しタスクの人気者は、基本的に繰り返す事で良い効果が期待出来るものですが、あくまで「期待」出来るだけで、良い効果が約束されている訳ではありません。

たとえば、読書習慣はとても良い習慣で、続けられるのが理想だと多くの人が考えられているでしょう。しかし、果たして本当にそうでしょうか？

実際に世の中を見渡してみると、沢山の本を読んでいるであろう割には、人間性が好ましくないとか、大きな間違いを起こしてしまうような人は、いますよね？(^^;
読書習慣を持つことで、具体的に収入が上がる効果を期待しても、残念ながらたくさん読んでいる割には収入が上がっていない人、いますよね？(^^;

このように、一般的に良い習慣とされるものでも、それが本人の期待した成果につながらなければ、取り組み方を見直すか、いっそやめてしまう事も、検討するべきです。

良いとされる習慣を続けている事が、単なる自己満足である事を認める事は勇気がいりますが、ときには必要になる決断であるはずです。

会社の定例会議は本当に必要？

会社で例えると定例会議。メンバーが集まって発表や議論を行ってコミュニケーションを取る事自体は、表面上はよい習慣と言えます。

しかし、現実はその会議が毎回必要以上に長引いたり、参加する必要のないメンバーまで参加させて、そのメンバーの時間を奪ってしまうだけの問題をよく耳にする事でしょう。
こういった問題を解決せず、ずっと抱え続けた組織は成果も芳しくない事になりそうです。

その場合は、会議の仕方を再検討するか、いっそ定例会議自体を廃止するなどの対策を取った方が良いかもしれません。このように、繰り返しタスク、スケジュールは、単に続けていれば良いという訳ではないと言えるでしょう。

タスク管理パートナーが効果確認のお手伝いをします

繰り返しタスク、スケジュールの設定は、適切に実行し続ける事が出来れば、大きな成果につながる素晴らしい方法です。

しかし、それが実行出来ない事のデメリットはもちろん、実行し続けていてもデメリットが発生する事があるので、定期的に効果の確認予定を設定して実行する必要があります。ある意味、効果測定の習慣こそが最重要タスクといえるでしょう。

……とはいえ、効果測定のタスクを適切に設定して実行し続ける事はとても難しいものです。そこでタスク管理パートナーでは、通話セッションやメッセージのやり取りを通じて、良い繰り返しタスクを実行し、習慣を洗練させていくお手伝いをしています。