今に集中して仕事をすることは大事ですが、同じく将来のことを考えながら仕事をすることもおすすめしています。
今、できるから自分でやらなくてもいい仕事をしている方に、将来忙しくなった時にそれらをやる時間はないでしょう。その時になって考えるのではなく、今から忙しい時でも行う仕事をぜひ意識していただきたいと思っています。
これを意識することで、今の仕事を改めて考えることにも、そして将来忙しくなった時にも対応できます。
今、仕事をお願いする人がいない方は、お願いする仕事の引き継ぎ書を作っておき、いつでも誰かにそれらの仕事をしてもらえる準備をしておきましょう。
目次
自分がやることが当たり前と思わない
「仕事ができる人のところに仕事が集まる」
ということを聞いたことがある方は多いのではないでしょうか？働き者のところに仕事がいつのまにか集まってきて・・・ということはあります。
協力し合う気持ちは大事ですが、残念ながら誰でもが持っている気持ちではないので、手伝った仕事分はきちんと返してもらうようにしましょう。
でも、それらは本当にあなたが行う仕事でしょうか？
世の中の一部の人たちは「やってくれる人がいたらお願いしたらいい」「できるだけ働かないように」「自分の仕事だけ行う」という考えを持っています。
いつの間にか、他人がやることまで抱え込んでしまう人たちは、上記の人たちを見習って、できるだけ自分の仕事に集中しましょう。
もちろん、協力し合うことは大事ですが、「いつも自分ばかりがやっている」「立場的に自分が行うのは疑問に感じる」というふうに思われた時にも行動を開始する時です。
できることは人にお願いする
今までやってきたことを依頼するのは最初は躊躇されるかもしれませんが、ここは思い切って切り出しましょう。
引き受けてしまった仕事は元の持ち主のところへ、そして、そもそもその仕事をする必要があるかも考えたいところです。
また、今後は気軽に引き受けない、動かないことも大事です。引き受ける時はいったん時間をおいて考えましょう。引き受ける何かしらのメリットがある場合にのみ引き受ける、自分の仕事に余裕のある時だけ引き受けるなど、何かしらの基準を決めておくことをおすすめします。
こちらのブログでは断る基準や方法もご紹介しています。
私自身、できるだけ引き受けても残念な思いをしたことが多かったのですが、思い切って断るようにすると、仕事がより快適に進むようになりました。
自分しかできない仕事は何かをいつも考える
時間のある方はいいのですが、時間に追われている方は常に、自分にしかできない仕事に集中しましょう。他人の仕事まで行うのは、自分の仕事が終わった後でも十分です。
時間は何よりも大事な資源です。さらに他人の仕事を引き受けることでどんないいことがあるでしょうか？もし、他人の仕事を引き受ける時にはそれらをよくよく考えてから引き受けましょう。
全部自分でやる必要はないことが分かりやすく書かれた本の内容をまとめていますので、参考にしてください。
良い協力関係が築けているとお互いに助け合えるので、その関係が築けている方は積極的に協力しあいましょう。
時間節約術
そうは言っても、いきなり全部を手放すことはできませんので、ここからは仕事中にできる時間節約術についてご紹介します。
会議/打ち合わせ
会議や打ち合わせというのは、仕事をした気になる時間泥棒になりがちなものです。
できるだけ、会議をしない（メールで済ませられるものは済ませるなど）ということを基本に、行う場合はしっかりと準備をして行いましょう（とりあえず打ち合わせをしましょうというのではなく）。時間を区切って行うのもおすすめです。
会議の前に議題を作成、参加者に通知し考えをまとめてきてもらい、会議後は議事録とともに各自のタスクも確認したいところです。
忘れ物をなくす、減らす
リスト作成、事前準備で何度も往復したり、無駄な連絡を増やしたりしないようにしましょう。
人間誰しも忘れることはありますが、頻度は少なくしておきたいところです。忘れ物をしない工夫をしていきましょう。
移動や待ち時間の前にやることを考える
タクシーで移動中に仕事をというのも一つの方法ですが、例えば、自転車で移動することで運動不足解消というのも良いですし、電車で移動しながら細かいタスクを消化、運転しながらオーディオブックを聴くなど、大切なのは、移動中にどう過ごすかを考えてから移動すれば大丈夫。もちろん、電車で寝る、も計画の一つです。
移動時間も大事な時間の一部です。前向きに活用する方法を考えましょう。
どうしても待ち時間が発生する状況の場合にも使えますよ。
細かいことほど先延ばししない
先延ばしをすれば、だいたい倍以上の時間が必要になります。取るに足らないことほどすぐに終わらせるか、タスクリストに追加して忘れないようにしましょう。
大事なことを忘れることはないので、細かいことは2分ルールを活用するのもおすすめです。
タスク管理
時間がないからタスクを作成する時間がないとも聞きますが、タスクを作成しないことで時間が不足することもあります。
習慣になるまではなかなか難しいですが、一度習得するとずっとあなたの進捗を早めてくれます。
忙しくなった時に考えたり、忙しくなったらできると思う方も多いと思いますが、人間そんなにすぐに順応できる方ばかりではありません。
また、これらを意識したり、実行してみることで、今の仕事のやり方も同時に見直すことができます。
あなたの時間や仕事のやり方を見直すきっかけにしてもらえたら嬉しく思います。
とはいっても、なかなか難しいのが現実です。
ベーシックサポートプランであなたの忙しさを一つずつ解消するサポートをパートナーがいたします。