いつもいつも忙しくて、でも何か充実感がなかったり、やりたいことができていないと感じている方の中には、突発的な仕事が多い方もいらっしゃるかもしれません。
反射的に引き受けてしまうこと、あるんですよね・・・。
もう一度ご自身のお仕事を確認してみて、仕事に追われるのではなく、適切に仕事と関わるヒントをご紹介したいと思います。
1日の時間の多くを占める仕事の時間をさらに充実させてほしいと思っています。
目次
何が突発的な仕事なのかを確認する
現状確認ために、まずはどんな突発的な仕事がどんなタイミングでどれくらい入ってくるのかをまずは記録します。
だいたいは把握されていると思いますが、誰が1週間のうちに何回依頼するのか、それらにかかる時間など正確に把握することが第一歩です。
紙やPCなどに3日～1週間ほど記録すると、状況がみえてきます。記録したことを確認することが初めの一歩です。面倒な作業ですが、人の記憶は非常にあいまいですので、ぜひ時間を計測しての記録をおすすめします。
行動の第一歩は正確な現状認識です。正確に認識しなくても改善はできますが、記録しておくことで、改善前と改善後が比較ができ、変化が分かるというのもおすすめする理由です。
ぼくもやってみましたが、自分が思っている以上に多くて、これは自分の仕事が滞るわけだと思ったので、記録、本当におすすめです。
断れる突発的な仕事を探す
記録を確認し、時間や、あるいは自分の仕事を誰かにお願いするなどで調整できる場合はそのようにしてみます。
個人の努力ではどうもどうにもならないという状態だと確認できたら、突発的な仕事を断れるか考えてみます。
断る仕事に基準を決めておくと、判断しやすいことと、不公平感などがなくなりやすいかと思います。
断る基準を決める時は、こちらのブログも参考にしてください。
断るのは難しいことでもありますが、ずっと仕事を受け続けるのも難しいことと思います。何があなたにとってのベストかを考えてみてください。
すぐに反応せずに1分だけ考えてみる
仕事のできる人のところに仕事が集まるともいいますし、突発的な仕事も受けてくれる人のところに集まりやすいというのもあるでしょう。
頼られているという面もありますが、便利な人と思われているという側面ももしかしたらあるかもしれません。
例え、あなたが善意で行っていたとしても、相手がそうではない場合もあります。回数や内容によって判断してください。
突発的な仕事が来た時には深呼吸をして、自分が決めた断る基準に照らし合わせるという時間だけは取ってから仕事を受けるようにしましょう。
無意識に、いつも受けているからではなく、深呼吸する間だけぜひ考えてみてください。
突発的な仕事に備える時間を計画しておく
今まで受けていた仕事を全部断るという訳にももちろんいかないでしょう。
突発的な仕事が確認できたら、それに合わせてスケジュールに余裕を持たせておくこともおすすめです。
スケジュールに余裕を持たせるのはどんな状況でも大事ですね。
自分がどうしたいかを考える
断るのはたいていの方にとって勇気も必要ですし、人間関係も気になるところです。
それでも、あまりにも仕事を抱え過ぎていたり、本来の仕事ができていないと感じられるようでしたら少し立ち止まって考えることも大事かもしれません。
それは、あなた一人でなく、上司や同僚とも一緒に考えるとうまくいくかもしれません。方法はたくさんあります。あなたの状況に合わせたベストな解決方法を見つけて、今よりも仕事がコントロールできる状態を目指してください。
自分が管理していると認識できると、満足感や達成感もあがります。
そうは言っても難しいと思われたら、まずは、単発カウンセリングであなたの状況を教えてください。ご一緒に解決策を考えましょう。