期限切れタスクを放置しないで!

スマートフォンやパソコンでタスク管理をしている場合、アプリの機能で、タスクに期限を設定出来るものが多くあります。
これらのツールは、設定した期限を過ぎると、その旨の表示に変わったり、メール等で通知をしてくれます。
GTDの様に、たくさんのタスクリストを作るような管理手法を採用している場合……

  • 「あれは◯日までに終わりたい」
  • 「これも◯時までに追われたらいいな」-
  • 「あの件も◯日までに結果を出さないと」

……と、いった思いでどんどん追加していき、いつの間にか自身のキャパシティを超える量の期限付きタスクを設定しまいがちです。
「これをやらなければいけない」といった、緊急度、重要度の高いタスクだけでなく、「できたらいいな」といった程度の重要度、緊急度のタスクも混同して大量に期限を設定してしまうと、その先には多数の期限切れタスクが並ぶことになります。

Todoistで期限切れタスクが並んでいる様子

期限切れタスクを抱える事は、パソコンのバックグラウンド処理がずっと続いている事と同じ事

脳は、コンピュータの様にフォアグラウンド処理(顕在意識)バックグラウンド処理(潜在意識)で同時に処理できます。

フォアグラウンド処理(顕在意識)

今現在、頭で言葉と頭の中で言語として考えていること。1度に1つの物事を処理する。

バックグラウンド処理(潜在意識)

無意識下で考えていること。睡眠中でも複数の物事を同時進行で処理する。

イメージとして、「〇〇までに× ×をしなければいけない」と、期限付きタスクを設定すると、表面上はそのタスクのことを忘れてしまっても、バックグラウンド処理の中では、ずっとそのタスクについての処理が行われ続けることになります。これは無意識下の「気がかり」になります。

この気がかりが増え、解消しないままずっと放置されると、やがてコンピュータのように動作が遅くなったり、最悪壊れてしまったりするもしれません。

タスクに期限を設定した時点で、脳の無意識下でそのタスクのことを考え続ける処理が始まると言われています。
そして、タスク期限が切れた後も、日常生活を送っていると、新たに期限の設定されたタスクを追加する事になるでしょう。こうなると、どんどん脳に悪影響を積み上げていく負のスパイラルとなってしまいます。

不要なバックグラウンド処理を増やさないためには

コンピュータの使い方では、一般的にこの様に対策するはずです。

  1. あまり多く、大きなバックグラウンド処理は行わず、使っているコンピューターの処理能力に余裕ある範囲で使うようにする。
  2. 調子が悪くなった時、不要なバックグランド処理は停止し、不明なバックグラウンド処理はそれが何を行う物なのか明らかにし、適宜処理する。
    これらを念頭に、実際に期限切れタスクを抱えない方法を紹介します。

期限切れタスクを抱えないコツ

脳のバックグラウンド処理は、コンピューター同様、複数の考えを同時進行で処理するので、不要なバックグラウンド処理を走らせない事が、コンピュータを上手に使う大きなコツとなります。これを脳の使い方に置き換えて、とにかく不要なバックグラウンド処理は減らす事につなげるように考えます。

努力目標的な期限を設定しない

よくある目標達成のコツとして、実現したいゴールを設定するとき、期限を併せて設定する事があります。これはとても良い方法ですが、「これが早く出来たら良いな」という気軽な努力目標の気持ちで期限は設定しないようにしましょう。期限設定は重要度が高く、必ず達成しないといけないものを最低限だけ設定するようにしましょう。

コントロールのしづらいタスクに期限を設けない

自分だけではコントロールし辛いタスクに期限は設けないようにしましょう。たとえば「来月までに◯件の新規契約を取る」といった、契約相手の了承が必要だったりするタスクは、期限付のタスクとするのは適切ではありません。
期限付きタスクを設定する際は、ご自身の取り組み次第で確実に達成可能なものになるようにしましょう。
たとえば、新規契約を増やす為に、新しいプレゼン資料を作る事が有効であれば、このようなタスク名に変更してみましょう。
「来月までに◯件の新規契約を取る」→「契約増につなげるプレゼン資料の作成」

期限を延長して再設定

期限切れタスクはそのまま放置せずに、期限を再設定します。具体的に延長可能な期限があるのならその日に設定。とにかく1日も早く達成しなければいけないのなら、今日か明日を期限を再設定します。そして明日になっても達成していなければ、また期限を再設定します。
こうやって期限切れタスクをずっと放置している事によって動くバックグラウンド処理を、常にフォアグラウンドに持ってきて最優先で取り掛かり処理するようにします。

備忘のための期限は設定しない

タスクに期限を設定してないと、しなければいけないことを忘れてしまって不安な場合、タスクの重要度を設定できるタスク管理ツールをお使いの場合は重要度の設定機能を活用します。紙の手帳などで管理している場合は、いつも見るカレンダーのほうに期限を転記しておきましょう。
この場合でも期限を過ぎてしまったら、期限の再設定を毎日行うようにします。

期限付きタスクは上手に使えば、行動を加速する良いタスクです。

「脳の潜在意識を上手く使えば成功する!」的な事を解説されている本や記事はたくさんあるので、ご存知の方も多いはずです。
この記事では期限付きタスクと潜在意識を関連付けて取り扱ってきた事から、やはり期限付きタスクはを上手く使えば、良い方向に加速する強力な道具であることは間違いありません。
ただその強力さには副作用がある事は忘れてはいけません。上手にタスクに期限を設定して、目標達成に活用しましょう。

期限切れタスクを発生させない、発生させても早急にクリアするお手伝いをします

以上のように、期限切れタスクを放置しない方法をご紹介しましたが、やはり自分1人だけの力で、常に期限切れタスクを出さないように心がけるのは困難です。
タスク管理パートナーでは、お客様と共有したタスクリストを随時チェックし、期限が近づいたタスクは進行進行状況を確認して指摘して状況を伺います。達成が難しければ、タスクの名前変更や、期限の再設定等の提案をしてします。
自身の意志だけは、管理するのが難しくなった、もっと行動を加速させたくなった時は、ぜひご利用を検討ください。