マルチタスクで頑張っても仕事が終わらないあなたへ

シングルタスクの原則は、 1つのことに集中して生産性を上げること

一度に1つのことに集中して生産性を上げることが、シングルタスクの原則です。シングルタスクを邪魔するものは主に2つです。

第一の理由は、あなたの頭の中にある。つい他のことを考えてしまったのだ。

第二の理由は、外部にある。外部からの刺激が、あなたの集中力を奪ったのだ。

『シングルタスク』25ページ

内からと外からと邪魔者は現れますが、対処方法はそれぞれに違います。

つい他のことを考えてしまうことへの対処方法

• 一度に１つの作業をすることを徹底すること
• マルチタスクをしていないかを確認し、改善点を検討する
• メモ（記録）をすることで脳に負担をかけずに記憶を管理する

マルチタスクを長く行っていた方にとって、いきなり1つの作業だけというのもどうしていいか分かりにくいかもしれませんが、おすすめは、空いている時間の会議室などを活用して一人になり、その時間は1つのことだけやることを決めるなどいつもと少し環境を変えて行ってみることです。

そして、メモをすることは本当におすすめの方法です。やることも新しいアイデアも3分後には記憶の彼方に消えていることもあるので、すぐにメモをしましょう。これを行うことでやるべきことを忘れないという効果もありますが、良いアイデアを実行に移せるチャンスも増えます。

外部からの刺激を減らす方法

• 目新しいタスクにすぐに目を向けずに時間を置く
• 他人の要求、評価より、自分を優先する
• 状況をコントロールする責任はつねに自分にあることを再確認する
• 電話やメールなどはミュートにする（事前に同僚などに知らせておく）
• デスクの上を片付けておく

外部からの刺激の多くは他人が運んできます。

それらをどのようにコントロールするか、方法を見つけることが大事になります。まずは自分がコントロールしやすいところから行っていきましょう。なかなか難しいと思われる方は、まずはデスクの片付けがおすすめです。

シングルタスクを行う工夫3つ

では、実際にシングルタスクを行うにはどうしたらいいのでしょうか？本書でご紹介している方法は決して難しくありません。

休憩を定期的に取る

メモをとっておこう！＜休憩を定期的にとるほうが、かえって成果をあげられる＞と。しっかりと休憩し、自分を「オフ」にする時間があるからこそ、「オン」のときに集中できるのだ。

『シングルタスク』98ページ

集中するには体力も気力も必要です。それを支えるのが適切な休憩です。一つのタスクを選択し、集中することで成果も見えやすくなります。

毎朝、仕事の予定を立てよう

たとえば、毎朝、仕事を始める前にほんの3~5分でかまわないから、今日しなければならない仕事の予定を立てよう。そうすれば、仕事に追われて1日を受け身ですごすのではなく、先を見越して行動を起こし、積極的に1日の仕事を進められるようになる。

『シングルタスク』105~106ページ

仕事の予定を立てることは、やれば効果的だとみんな知っているけど「時間がない」という理由でなかなか行われていないことの一つではないでしょうか？

一つの解決方法として通勤時間を使うこともおすすめですし、朝の苦手な方は前日の仕事終わりに翌日の予定を作るのもおすすめです。

多忙で安心を得ようとしない

あくせく働いているのに、それに見あうだけの具体的な成果をあげられない人は多い。そもそも、一定の時間内でそれほど多くの作業をこなせるはずがないのに、ついあれこれ手をだしてしまっているのだ。（中略）

そして奇妙にも人は自分を疲弊させ、すり減らすことで「自分は重要な人間だ」という認識をもとうとしている。

『シングルタスク』157ページ

忙しさではなく、あなた自身が重要な存在であることを、あなたが認識することが大事ですが、そのような不安を抱える原因を突き止めて、解決できるかどうかを調べることもおすすめします。

オフの時間もシングルタスクで過ごす

仕事の時間も大事ですが、同じくプライベートの時間も大事です。

仕事では集中できるからシングルタスクを行ってみようと思えたとしても、プライベートにまで必要なのでしょうか？

今という瞬間を味わう

つねにあわただしくすごしていると、感動したりよろこんだりする能力が失われてしまう。

『シングルタスク』194ページ

感情を味わう時間ももったいないということになっていないでしょうか？慌ただしく過ごしている原因が、あなたが望んでいる時間の過ごし方でなければ、本当はやらなくてもいい行動をなくして、感動する時間を確保するのもおすすめです。

日常のほとんどは習慣化しているため、まずは意識することが重要になります。過去のあれこれや、未来の心配が多いなと思われた方は下記のブログも参考にしてみてください。

大切なことを明確化する

食事でも、人との会話でも、ついつい何かしながら、あるいは上の空になっていることはないでしょうか？それはひいては、相手の信頼を損なったり、大事な時間を自分でなくしてしまっていることになります。

オフにもシングルタスクを徹底することでより充実した時間が過ごすことができ、プライベートの時間を大事にすることで人生はより豊かになります。

多くの人の仕事には定年があります。私たちの老後は長くなりました。仕事だけではなく、人生の大切なことを考えることは、長く人生を楽しむ秘訣かもしれません。こちらのブログには、老後の時間をよりよく生きるヒントを書いています。

一つに専心することで「幸福度」が高まる

科学者たちの説明によれば、人は何かに専心しているときのほうが充足感を覚える。シングルタスクにより能率が上がることは本書でさんざん述べてきたが、それだけでではなく、シングルタスクを実践していると、人はより深い幸福を感じられるのだ。

『シングルタスク』192ページ

あれもこれもと取り組んでいても、全てを覚えている人はなかなかいないでしょう。例えばパッケージツアーで1週間で5か国周遊というようなプランを見てお得感を感じたことがある方もいると思いますが、実際に参加した人は、結局ほとんど覚えていないという話を聞いたことがあります。逆に1週間一都市での滞在で満足して帰国したという話も聞きます。

1つを選択するという大変さもありますが、達成した、十分に満足したという充実感もあるのでしょう。

こちらのブログには、幸せになるヒントが書いています。熱中できる活動を増やすことや、人生の喜びを深く味わうというシングルタスクにもつながることを書いています。

しかし、２つの作業を同時に取り組むことは効率を下げていることになるのです。（中略）

デモンストレーションは次の３つの作業で構成されています。

作業1では、1から26までの数字をカウントします。
作業2では、AからZまでのアルファベットを言ってもらいます。
作業３では、数字とアルファベットを交互に言ってもらいます。たとえば、1-A-2-B-3-C･･･と続きます。つまり、作業1と作業2を切り替えながら取り組んでもらいます。（中略）

３つの作業にどれくらいの時間が必要だったでしょうか？（中略）各作業を終えるために必要だった時間を教えてもらったところ、以下のような結果になりました。

作業1：5秒から48秒
作業2：3秒から22秒
作業3：27秒から110秒

作業1と作業2の時間を足しても、作業3の時間の方が長い時間だったことは重要なポイントです。つまり、作業を切り替えることが負担になっていたということです。

『認知心理学者が教える最適の学習方法』ヤナ・ワインスタイン他著　96～97ページ