後任者に一番分かりやすい引き継ぎ書の作り方

引き継ぎ書と一言で言っても役に立つものから、もっとこう書いたら分かりやすいのにというもの、そもそも引き継ぎ書もなかったという場合までいろいろとあります。

このブログではできるだけ分かりやすい引き継ぎ書の作り方をご紹介します。

何のために引き継ぎ書を作るの？

引き継ぎ書とは、前任者から後任者に業務を引継ぐ際に使う、仕事内容を記した文書のことです。後任者がスムーズに仕事ができるよう手助けする文書は、それらがあるだけでこんなことができます。

• 前任者の仕事の全容が分かり、その部署でどんなことが必要とされているかが分かる
• 自分がやる仕事が分かる
• 今日から仕事ができる
• 1回では覚えられない仕事でも引き継ぎ書がマニュアルになる

このように便利な引き継ぎ書ですが、どうやると、後任者に分かりやすい引き継ぎ書が作れるのでしょうか？

このブログでは私自身、この方法がベストだと思う作り方をご紹介します。基本的には書式にはこだわらず、やり方をお伝えします。

一番分かりやすい引き継ぎ書とはどういう引き継ぎ書？

自分が新人の時に作る引き継ぎ書が1番分かりやすい引き継ぎ書になります。

仕事の内容がまだ分かっていない時が、後任者にもっとも近い立場です。この立場の時に作る、一から仕事を覚えながら作る引き継ぎ書が分かりやすいものになります。

このブログを読んでいる段階でもう新人じゃないよというあなたは、当時を思い出しつつ作成後、新人の方がいたら確認してもらいましょう。最近新しい人が入ってないという職場であれば他の人の意見を参考にするのもいいですし、想像力で補って新しい人が分かりやすいものを作ります。

一番分かりやすい引き継ぎ書のメリット3つ

必要十分なことが書ける

自分が分からないからこそ、後任者にも伝わる引き継ぎ書が書けますが、その中には、会社の暗黙のルールや皆が知っているけど明文化されていないこと、語り伝えられてるけど、文字として残っていないものなどもあります。

引き継ぎ書が備忘録になる

後任者に向けて作る引き継ぎ書が、自分の備忘録にもなります。

引き継ぎ書への書き漏れがなくなる

特に細かいことや慣れてからだと書き忘れてしまう仕事も、覚えながらだと書き忘れも減ります。

一番分かりやすい引き継ぎ書はどうやって作るのか

やり方は難しくはありません。大事なことは書き漏れをしないようにすぐに書くことです。これが最大のポイントになります。

手順はこの3つです。

１，メモ用紙/音声入力機器を持ち歩く
２，覚えた仕事についてすぐにメモ/音声入力する
３，まとめる

メモ用紙/音声入力機器を持ち歩くのを忘れずに、すぐにメモをして、1日の終わりにもしくは翌日など記憶の新しいうちに、そのメモをPCに入力します。

きちんと書かずに、後で文章が整理できる状態なら大丈夫です。後は時間がある時にまとめると、教えてもらった仕事の復習もできます。

後任者が読みやすいよう、項目ごとに分けたり、1日の時間の流れで分けたりと、それはお仕事によって分かりやすい方法が違うと思いますので、あなたが分かりやすいと思った方法で作りましょう。

引き継ぎ書をじっくり読めない職場でどう対応する？

引き継ぎ書の多くは文書で書かれています。でも、PCを常に扱えない職場もあります。そんな時に便利なのが、チェックリストを作ることです。

ゆっくり引き継ぎ書を見る時間がない職場から、PCが一人1台ない職場までいろんな職場で活用できる引き継ぎ書リストです。

リストを見ながら仕事をすると誰でもできるように作るのがポイントです。これは、新人に限らず、たまにしかしない仕事の場合は、新人じゃなくても抜けがなくなるのでおすすめの引き継ぎ書の形式です。

リストにする時のポイント

• 一文は短く
• 一行動に付き、リスト一つ

この2つが守れていると分かりやすいリストになります。

リストはあくまで、引き継ぎ書があってのものになります。細かいことやこれも書いておきたいということは引き継ぎ書に書いておき、リストは最低限するべき行動のみ書きます。

あなたが困ったなということをできるだけ後任者が困らないようにしてあげるのが親切なことです。

このブログがそのための分かりやすい引き継ぎ書作成の参考になりましたら幸いです。