計画の見通しが上手くいかず、いつも計画倒れになっていませんか？
このブログでは、そんな方に向けての改善策について書いています。
無理なスケジュールを組まれる方の原因もいろいろです。
- ご自身の体力や能力や集中力を過大に評価している
- 突然の予定を考慮していない
- 立てたスケジュールを確認しない
など計画倒れにもさまざまな理由がありますが、どんな原因の方にも役立つ基本的な解決方法をご紹介します。
あなたはどのタイプでしょうか？原因がわかると対策がしやすいので、まずはご自身の傾向を把握しましょう。
ぼくは、安請け合いをして、手一杯になってしまっていたのが原因だとわかりました。
サトウさんはもう解決されましたね！
まずは、計画倒れになる原因を見つけます。
目次
現状を把握する
無理なスケジュールを立ててしまうということは、現状が把握できていない場合が多いので、まずは現状を知るために1日のお仕事の時間を記録をします。
少し面倒ですができれば、時間を計測しながら1日過ごすことをおすすめします。3日～1週間ほど計測していると、ご自身の実際の時間の過ごし方がわかるようになってきます。
記録は面倒です。だいたい分かっていると思われる方も多いでしょう。それでも実際に時間を計測しながら記録することで、ご自分が想像していたことと違っているところが分かりますので、ぜひお試しください。
現状が確認できたら、記録を見直し、現状のお困りごとを解決できるよう対策を考えます。
あなたの傾向に合わせた対策を実行する
記録してみると、無理なスケジュールになっている理由が分かってくるのではないでしょうか？
何となく気が付いてはいたけど…という場合が多いですが、改めて記録を取って、時間を確認するとより具体的に問題が分かり、解決のための行動に移しやすくなります。
先ほどあげた例の解決方法としてはこんなことが考えられます。
- ご自身の体力や能力や集中力を過大に評価している
→適切に認識し、ご自分の体力などを把握した計画を立てる - 突然の予定を考慮していない
→予定の頻度を確認、計画を立てる - 立てたスケジュールを確認しない
→毎日確認する習慣を作る
このように、あなたの解決策のヒントになる考え方をここからご紹介しますので、ぜひお仕事ややりたいことに活用してください。
ぼくは、タスク管理パートナーさんと一緒に考えて解決できました。
ぼくと同じタイプ、安請け合いをして、手一杯になってしまうという方はこちらのブログをご覧ください。
いつも仕事に追われていませんか？突発的な仕事を減らす工夫3つ
原因も解決策も分かっているけど、行動できない、継続できないという方は、タスク管理パートナーのサービスのご利用をおすすめします。あなたに合うサポートで目標の達成を応援します。
毎日通話で確認して欲しい！：フルサポートプラン
週次レビューで見直したい：ベーシックサポートプラン
通話よりメッセージが便利：メッセージサポートプラン
適切にスケジュールを立てる方法
ここからは、誰にとっても役立つスケジュールの立て方のコツをご紹介します。
まだやってないよということがありましたらぜひお試しください。
スケジュールに余裕を持たせる
スケジュールというものは、基本的にその通りにいかないことが多いものです。他人が関与していればなおさらです。
突然の予定が入っても、ついサボってしまっても、対応できるほどの余裕をもってスケジュールを組むようにします。
記録を参考にしながら計画を立てると、無理のない計画になります。
余裕を持たせるだけで、解決できる方も多そうですね！
仰る通りです。時間の余裕があることで、他のことにも良い影響を与えることも多いこと、余裕を持たせるために全体を確認することで、より物事がスムーズに進みやすくなります。
最初に難しいこと、大事なことをやる
無理なスケジュールを立てていても、大事な仕事、大きな仕事が進んだ時は、進捗も感じられ、達成感や充実感も感じられます。
1日の始めに、まずは大変で、1番大事なことに取りかかることもおすすめします。優先順位の高い大事な仕事ほど、ついつい避けたくなる時もありますが、少しでも取りかかり、まったくしなかったという日をなくすようにしましょう。
取り組んだ分、必ず進みます。優先順位を決めて、大事な仕事を置き去りにしないようにしましょう。
さらに、朝は集中しやすい時間なので、まず最初に難しいことに取り組めるとより進むことと思います。
自分にしかできない仕事をする
無理なスケジュールの中には、あなたがしなくてもいいことはないでしょうか？
- 任せられることは誰かに任せる
- 安請け合いしない、NOと言う
- できるだけ物やサービスにも頼って時間を作る
これらを守るだけで、自分の時間を死守することができます。
ぼくも、確認して、認識して改善できました！
また、全部しなくてもいいのです。自分が全部やらなきゃ、という思い込みを一度横に置いて考えてみることはおすすめします。
ついついお仕事を受けすぎていませんか？引き受ける前に少しだけ考えてみましょう。
やり方を変えながら対処する
適切にスケジュールをたてようとして選んだ方法が上手くいかないこともあります。
そんな時にどうすればいいでしょうか？
１，無理な計画を立てていた原因を知ること
２，解決するための行動を起こすこと
ここまではいままで書いてきました。
2の行動が上手くいかなかった時は
３，上手くいくまで、やり方を変えて対処すること
をぜひ実行しましょう。
すぐに上手くいくことは、なかなかないので上手くいかなかったら、別のやり方をやってみる、この繰り返しで多くのことは、少なくとも現状より上手くいくことになります。
ぜひいろんな方法を試して、あなたに合った方法を見つけて、お仕事もやりたいことも進めましょう。
ついつい無理な計画を立ててしまうあなたは、現状認識と計画、改善のプロセスを経ると理想に近い計画を立てられます。ベーシックサポートプランでじっくりと取り組むことをおすすめします。