21日目-タスクはすぐに実行できる単位で作る-

2014年12月26日
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ふくおかなみこ
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タスクを作るときは、タスクを見て何をするかがわかり、すぐに実行できる単位で作る

目標を作るときに大切だと言われることがあります。

  • 期限を決める
  • 測定可能なものにする
  • 紙に書く
  • 達成した自分を想像する
  • 実行する

タスクは、目標を達成したり、仕事を進めるために作ります。

その目標や仕事があいまいなままだとタスクがとても作りにくいものになります。

まずは、一つ一つの目標や仕事の内容を分かりやすく測定可能なものにしたいものです。

そうするとタスクもそれにそって作ることができます。

でも、せっかく目標や仕事が測定可能な分かりやすいものになっていてもタスクを作る段階であやふやなものになってしまうと実行が困難な原因になります。

  • とりあえず作ったタスクが何をしたかったか分からない
  • ざっくりと作りすぎて行動に移せない
  • タスクを細分化していないためなかなか手をつけられない

こういう状態にならないように、タスクを作る段階ですぐに実行できるものにしましょう。

その際には一緒に期限も決めるといいですよね。
実行の期限が決めにくい場合は実行する期限を決める日に期限を設定します。

期限を決めること、すぐに行動に移せるタスクを作ることはどなたにもお薦めしています。

 

タスクの数で仕事の時間を把握する

1時間以上の時間把握は難しいため、1時間以上かかる仕事はタスクを細分化するようにもお薦めしています。

30分か1時間の単位でタスクを作ってもらうこともあります。

例えば、1日8時間働く方だと、仕事関係のタスクが30分のタスクの場合は16個、1時間のタスクの場合8個できます。

タスクをクリアした数をみるだけでその日にかかった時間をある程度知ることができます。

同じ作業が続く場合は数字を打ちます。

書類作成1

書類作成2・・・

というように。

自分がどれくらい進んだかもわかりやすく見ることができるうえ、パートナーも進捗状況を把握しやすいのでアドバイスがよりしやすくなります。