タスクがあると、忙しい時や、何となく余裕のない時に「絶対にやらなきゃ」という気持ちになる時もありますが、よく考えると、自分で作成したタスクだから、もっと柔軟に考えてもいいんですよね。
もちろん緊急のお仕事ややることはやらなければいけませんが、その他はサトウさんのおっしゃるように、ご自身が決めたタスクなので、状況によって変更をすることも可能です。
「～しなきゃ」と思った時は視野が狭くなっている時なので、気を付けています。
タスク管理でやることが進んで、ストレスフリーになるのを目指していただきたいので、タスク管理を行う上でのストレスはできるだけ避けて欲しいと思っています。
そのための考え方や方法をご紹介します。
目次
状況に合わせてタスクは変更してもいい
自分が作ったタスクなので、自由に変更ができます。
「今日やると決めたタスクは絶対にこなしたい」と頑張る気持ちはとても大切なものです。そのやる気と今日やると決めたタスクを完了できる状況であれば問題ないのですが、私たちの日常には思わぬ出来事もあります。
- 急な予定の変更
- 突然仕事が降ってくる
- 思った以上に時間のかかる仕事だった・・・
など、思い通りに進まないことはよくあることです。
できればきっちりとこなしたくても、現実はそうもいかないことも多い。
そんなときに「これらのタスクを絶対に完璧に終わらせないと」と思ってしまうと、ストレスになってしまいます。
できないときは、できないものです。あなたが工夫できることがあったら行動する、ない時は潔く諦めましょう。
がんばる気持ちはいつも持ちつつ、でも無理はせずに状況に合わせてタスクをこなせるといいですね。
視野が狭くなると、こんな当たり前のことが分からなくなってしまうので、これからも気を付けます。
タスク管理は目標を達成するための道具だと認識する
この「タスクをこなす」ことがいつの間にか目標になってしまいがちなのですが、タスクは目標を達成するための道具です。
目標や目的を達成するための道具の一つであるタスク管理を上手に活用できるコツは
- タスク管理を利用する目的を意識する
- なぜ、そのタスクを行うのかを確認する
- 週次レビューで確認する
このようなことを意識、確認できると道具に振り回されることは少なくなります。詳しくは下記のブログをご覧ください。
道具は上手に使いこなしてこそ、あなたの役に立ちます。
「できたこと」を確認する
自分で作成したタスクを行うことを”絶対”と思ったり、「できない」「できなかった」と思うことでストレスが溜まることもあります。
そんなときは、できるだけ「できたこと」に目を向けるようにします。
「今日はこれだけしかできなかった」と思うとつらいのですが「今日はこれだけできた」と思うことで、仕事に前向きに取り組みやすくなります。
どちらにしても、できていないという現実は残念ながらその時点では変らないので、視点は工夫したいところです。そうすることで、次の行動がとりやすくなるのです。
ちなみに、急な仕事が入ることが多いと分かっている曜日や日程の日は、1日のタスクを余裕を持って組むといいですね。
タスクのメンテナンスを行う
予定していたタスクができなかった時は、できるだけその日のうちに、日付を変えたり、整理することも忘れずに行いましょう。
日々のメンテナンスが生産性に大きく関係してきます。
これをサボると、ずるずるとやらなくなったり、見たくなくなったりするんですよね。
できなかった時こそ、しっかりとメンテナンスを行い、明日からのお仕事につなげていきましょう。
分かってはいるけど、なかなかできないという方は、ベーシックサポートプランでタスク管理パートナーがお手伝いします。