タスク管理を始めた頃は、何度か失敗しましたね。
タスクはあるけど、何をしたらいいか分からないというタスクが、いくつかありました。
多くの方が経験している失敗ですね。なるべくこれらの失敗が少なくなる工夫をお伝えします。
見て、すぐに実行するにはいくつかのポイントがあります。
- 何をするかが分かるとすぐに実行できる
- 適切な大きさのタスクはすぐに実行できる
- 期限が決まっていると、期限が来た時に実行できる
- 1タスクにかかる時間を見積もっていると、隙間時間にも実行できる
- あなたの状況によってタスクを作成していると状況に応じて実行できる
これらの、すぐに実行できるタスクの作成方法についてご紹介します。
目次
タスクを見て何をするかがわかるように作成する
タスクは、目標を達成したり、仕事を進めるために作ります。その目標や仕事の進め方が適切なもので、分かりやすいものになっていても、タスクを作る段階であやふやなものや適当なものになってしまうと実行が困難な原因になります。
- とりあえず作ったタスクが何をしたかったか分からない
- ざっくりと作りすぎて行動に移せない
あまりにも細かく作る必要はありませんが、何をしたかったか、わからないというのも困りものです。
以前に、「銀行」というタスクを作成したのですが、銀行で何をしたかったのか思い出せなかった記憶があります・・・
こういう状態にならないように、タスクを作る段階で10日後の、1か月後のあなたが見ても分かりやすいタスクを作成しましょう。
何も知らない他人が見ても分かりやすいタスクを作成するというのも、おすすめです。
タスクのつくり方については下記のブログもご覧ください。
タスクは、実行しやすい大きさで作成する
何をするかが分かりやすいタスクが作成できたとしても、あまりにもざっくりと大きすぎるために、何から手を付けるといいかがわかりにくい時があります。
タスクをすぐに実行できる大きさに細分化することで、この問題は解決できます。
「プレゼンの資料を作る」というタスクはぼくには大きすぎたという経験があります。
「 プレゼンの資料を作る 」というタスクでどんどん動ける方はそのままで良いのですが、なかなか取りかかれない場合はタスクを細分化して行動しやすい大きさにまで分解しましょう。
期限もタスク作成と同時に決める
タスク作成の際には一緒に期限も決めましょう。
実行の期限が決めにくい場合は、実行する期限を決める日に期限を設定します。
タスクを作成する時に期限を付けるこで、余裕をもってタスクに取り組めることはもちろん、後からまた考えたり、気が付けば締め切りを過ぎていたりということを防げます。
最初はタスクを作成してさらに日にちも考えるのかとちょっと面倒に感じましたが、後で設定するよりも効率的だと気が付けました！
タスクにかかる時間を予測しておく
1時間以上の時間把握は難しいため、1時間以上かかる仕事はタスクを細分化するようにもおすすめしています。30分か1時間の単位でタスクを作ってもらうこともあります。
例えば、1日8時間働く方だと、仕事関係のタスクが30分のタスクの場合は16個、1時間のタスクの場合8個できます。タスクをクリアした数をみるだけでその日に仕事にかかった時間をある程度知ることができます。
さらに、5分で完了する、15分ぐらいなどの見積もりを記入したり、時間ごとに分けることで、隙間時間を有効に使うこともできます。
自分がどれくらい進んだかもわかりやすく見ることができるうえ、パートナーも進捗状況を把握しやすいのでアドバイスがよりしやすくなります。
時間の計測をする時にも便利です。
時間を意識してタスクを作成することは、その時間内で完了させようという意識も生まれ、時間内に集中できるというメリットもあります。
タイムアタックですね！集中力がなくなった時に使っています。
あなたの状況によってタスクを作成する
日々の状況はいろいろと変わります。それは仕事、職場環境、体調など。
そんなあなたの状況に応じたタスクを作成しておくことで、実行しやすくなる方もいらっしゃるかもしれません。
ぼくは、場所によってタスクを分けているものがあります。家、職場、通勤時など。意外に便利です。
やる気のある時、集中できない時など、気分や体調によって分けるのもおすすめです。
タスクをすぐに実行するための、タスク作成のコツをもしまだ試していない場合は、あなたの興味のあることから取り組んでみてください。
タスクがあると次の行動に迷いが少なくなります。ぜひ分かりやすいタスク作成を意識して、さらにやりたいことが進みますように！
ベーシックサポートプランでは、あなたのタスク作りもサポートしています。タスク作成に迷った時はお気軽に無料セッションにお申し込みください。