引き継ぎ書と一言で言っても役に立つものから、もっとこう書いたら分かりやすいのにというもの、そもそも引き継ぎ書もなかったという場合までいろいろとあります。
このブログではできるだけ分かりやすい引き継ぎ書の作り方をご紹介します。
引き継ぎ書と言えば、分かりにくい引き継ぎ書しかなくて困ったことがあります。
どう分かりにくかったのですか？
仕事が分かったらそうか、と思う内容です。入ったばかりの頃は、言いたいことは分かるけど、役に立つような立たないようなというものでした。
引き継ぎ書は仕事を知らない誰かに伝えるものですが、それがどうやったら伝わりやすいかをこのブログではご紹介します。
引き継ぎ書の作り方に悩んでいる方、今後作る必要がある方の参考になれば幸いです。
目次
何のために引き継ぎ書を作るの？
引き継ぎ書とは、前任者から後任者に業務を引継ぐ際に使う、仕事内容を記した文書のことです。後任者がスムーズに仕事ができるよう手助けする文書は、それらがあるだけでこんなことができます。
- 前任者の仕事の全容が分かり、その部署でどんなことが必要とされているかが分かる
- 自分がやる仕事が分かる
- 今日から仕事ができる
- 1回では覚えられない仕事でも引き継ぎ書がマニュアルになる
引き継ぎ書がないと、全部誰かに一から教えてもらわないといけません。教える人の手間や労力を減らす役割も引き継ぎ書が果たします。
このように便利な引き継ぎ書ですが、どうやると、後任者に分かりやすい引き継ぎ書が作れるのでしょうか？
このブログでは私自身、この方法がベストだと思う作り方をご紹介します。基本的には書式にはこだわらず、やり方をお伝えします。
一番分かりやすい引き継ぎ書とはどういう引き継ぎ書？
自分が新人の時に作る引き継ぎ書が1番分かりやすい引き継ぎ書になります。
仕事の内容がまだ分かっていない時が、後任者にもっとも近い立場です。この立場の時に作る、一から仕事を覚えながら作る引き継ぎ書が分かりやすいものになります。
新人の時は引き継ぎ書を受け取る側ではないんですか？
もちろんそうですが、前任者の方が分かりやすい引き継ぎ書を作ってくれているとも限りませんし、引き継ぎ書がないということもあります。
このブログを読んでいる段階でもう新人じゃないよというあなたは、当時を思い出しつつ作成後、新人の方がいたら確認してもらいましょう。最近新しい人が入ってないという職場であれば他の人の意見を参考にするのもいいですし、想像力で補って新しい人が分かりやすいものを作ります。
一番分かりやすい引き継ぎ書のメリット3つ
必要十分なことが書ける
自分が分からないからこそ、後任者にも伝わる引き継ぎ書が書けますが、その中には、会社の暗黙のルールや皆が知っているけど明文化されていないこと、語り伝えられてるけど、文字として残っていないものなどもあります。
知っておいた方が仕事をするうえで便利だということを書き残しておくと便利です。その時の状況がそうだという場合は年月を書いておくと参考になります。
引き継ぎ書が備忘録になる
後任者に向けて作る引き継ぎ書が、自分の備忘録にもなります。
確かに、この間教えてもらったけど忘れたという時にも引き継ぎ書を見たらできますね！
1回で全てを覚えられる人はなかなかいませんので、忘れる前提で引き継ぎ書を作り備忘録としても使います。
引き継ぎ書への書き漏れがなくなる
特に細かいことや慣れてからだと書き忘れてしまう仕事も、覚えながらだと書き忘れも減ります。
仕事はその時の状況によっても当然変わりますので、完璧な引き継ぎ書を作ろうと思わなくていいのですが、できるだけ書き漏れが少ないとより親切な引き継ぎ書になります。
一番分かりやすい引き継ぎ書はどうやって作るのか
では、その引き継ぎ書はどうやって作るのでしょうか？実はとっても簡単です。
やり方は難しくはありません。大事なことは書き漏れをしないようにすぐに書くことです。これが最大のポイントになります。
手順はこの3つです。
１，メモ用紙/音声入力機器を持ち歩く
２，覚えた仕事についてすぐにメモ/音声入力する
３，まとめる
メモ用紙/音声入力機器を持ち歩くのを忘れずに、すぐにメモをして、1日の終わりにもしくは翌日など記憶の新しいうちに、そのメモをPCに入力します。
きちんと書かずに、後で文章が整理できる状態なら大丈夫です。後は時間がある時にまとめると、教えてもらった仕事の復習もできます。
後任者が読みやすいよう、項目ごとに分けたり、1日の時間の流れで分けたりと、それはお仕事によって分かりやすい方法が違うと思いますので、あなたが分かりやすいと思った方法で作りましょう。
後任者は自分とは違う人間です。なので後任者に本当に分かりやすいものを作れているかは分かりませんが、あなたが「もしこの引き継ぎ書がお仕事をはじめてすぐの時にあったら便利だろうな」という引き継ぎ書を作りましょう。
引き継ぎ書をじっくり読めない職場でどう対応する？
引き継ぎ書の多くは文書で書かれています。でも、PCを常に扱えない職場もあります。そんな時に便利なのが、チェックリストを作ることです。
ゆっくり引き継ぎ書を見る時間がない職場から、PCが一人1台ない職場までいろんな職場で活用できる引き継ぎ書リストです。
リストを見ながら仕事をすると誰でもできるように作るのがポイントです。これは、新人に限らず、たまにしかしない仕事の場合は、新人じゃなくても抜けがなくなるのでおすすめの引き継ぎ書の形式です。
リストにする時のポイント
- 一文は短く
- 一行動に付き、リスト一つ
この2つが守れていると分かりやすいリストになります。
でもこれだと、細かいことが書けなくないですか？
仰る通りです。そのポイントもご説明します。
リストはあくまで、引き継ぎ書があってのものになります。細かいことやこれも書いておきたいということは引き継ぎ書に書いておき、リストは最低限するべき行動のみ書きます。
なぜこうするのかな？というような説明は引き継ぎ書に書いて、時間のある時に読んでもらうようにします。リストはあくまで行動について書きます。仕事のことを知らなくてもある程度動けるようなリストが作れるとベストです。
あなたが困ったなということをできるだけ後任者が困らないようにしてあげるのが親切なことです。
このブログがそのための分かりやすい引き継ぎ書作成の参考になりましたら幸いです。
引き継ぎ書に限らず、分かりやすい文章を書くのが苦手だったり、リスト化のポイントがよく分からないという時もタスク管理パートナーのサービスをご利用ください。
単発カウンセリングの時間内で作成するのも、【21日間】習慣定着コースを活用していただき、毎日じっくり作成するのもおすすめです。
え？そんなふうにサービスを使ってもいいんですか？
はい、時間内はお客様のご要望に合わせて、お客様のやりたいことをサポートしますので、お気軽にいろんなお仕事や、やりたいことを進める時間としてご利用をお待ちしています。