ぼくは以前、仕事でけっこうミスがあって、それも解決したくてタスク管理パートナーのサービスに申し込んだというのがあるんですよね。
そうでしたね。その時はどんな状況でしたか？
ミス自体も多くて、繰り返すし、さらにミスをすると、頭が真っ白になって、またミスをするんじゃないかって仕事をするのが嫌になったり、修正する時間もかかって、残業したりとあんまりいい状況じゃなかったです。
今のサトウさんはもう大丈夫ですね！
はい、ぼくに合ったペースで一緒に考えて解決してもらったので、今はミス自体も減りましたが、ミスがあっても慌てず対応できるようになりました！
ミスの原因を探してご一緒に対策していく内容をこのブログではご紹介します。
よろしければこの順番で試してみてください。もしお一人で難しいなと思われた場合はいつでもサポートいたします！
目次
ミスの原因を探す
まずは原因探しです。これが分かると解決への大きな一歩が踏み出せます。
ミスの原因も様々で、前回と同じミスだったとしても、同じ原因から起こることもあれば、原因が違う場合もあります。
まずは、ミスをしたときに、何が原因でミスが起こったかを考える時間を取りましょう。自分で考えても分かりにくい場合は、上司や同僚に相談するのも良い方法です。
もちろん、タスク管理パートナーにもご相談くださいね！
原因が分かったら対策を考える
ミスの原因が分かったら、次に同じミスを繰り返さないために対策を考えます。
例えば
指示を聞けてなかった
指示をきちんと聞けていなかった場合は例えばこんな方法があります。
- 復唱する
- メモをとって確認してもらう
- 指示された内容を30分ほどやってみてから確認をとる
復唱する、はもっとも簡単な方法です。「〇〇ということで良いですか？」ともう一度復唱することで、自分が何をやればよいかが整理できることと、相手に聞いてもらうことで相手にも確認してもらえることになります。
メモを取る、も基本ですが、取ったメモを文字として確認してもらうことでより相手との意思疎通が明確になります。これはメールで送って確認するというのでも良いかと思います。
さらに、実際に取り組んでみて1，2割やってみたところでその結果を確認してもらうのもおすすめの方法です。早め早めに確認してもらうことで指示の聞き間違いに気が付くことができます。
指示が聞けていなかったというあなたの問題ではなく、正しく指示が出せない上司や同僚もいます。あなたの問題ではない、その時はさらに上の方に相談し、解決を図るようにしましょう。
言葉を省略しがちな人には、面倒でも丁寧に言ってもらうようお願いしたりもしました。
忘れていた
忘れていた、の最大の解決方法はメモを取ることです。
必ずメモを取ることを習慣にしましょう。
自分が覚えられると思ってはいけません。一度でも忘れていたことによる失敗のある方はメモを忘れないようにしましょう。
もう一つのポイントは書いたメモをなくさないことです。
誰にでもある経験だと思いますが、書いたメモをなくすということも同時に気を付けないといけません。以下のような方法でも防げます。
- すぐにPCやスマホにメモをタスクとして入力する
- 写真に撮る
- テープで見えるところに留める
紙だからなくすので、まずはなくさないよう、お使いのタスク管理ツールにタスクとして入力すると完璧です。
また、時間がない時はまずは写真に撮って、スマホやPCにある状態にしてしまうのも一時的な手段としておすすめです。
入力するまでもなくすぐに終わりそうという時は、紙のメモにテープを貼って、わざと邪魔になるところに貼り、終わってから剥がして処分するのもおすすめです。想定通りに進まず終わらなかった場合は、残ったやることはタスクとして入力します。
人間、必ず忘れるので、忘れる事を前提に行動や工夫をしましょう。
仕事の内容が分かっていなかった
聞かぬは一瞬の恥と思い、今更でも、また、でも聞くようにしましょう
対策を考えないと、また同じミスを繰り返すことになります。ミスをすること自体は人間なのであって当たり前ですが、繰り返してしまうのは問題です。
急がば回れで、忙しくても根本から問題を解決すると次のミスが防げます。
その時は時間がかかったとしても、根本解決を目指しましょう。すぐに効果が実感できると思います。
考えた対策を実行する
ベストな対策は、考えて実行してこそ、結果が出ます。
最初は特に新しいことに取り組むのは難しいので、取り組む時のポイントをお伝えします。
始めるのは1つずつ
ある日、問題が一気に解決したらとても素敵なことですが、現実はそうではありません。いくつもの新しいことも明日の自分はできるように思いますが、それもやはり現実的なやり方ではありません。
いくつか対策が思いついても、始めるのは1つずつがおすすめです。
始めた対策が上手くいかなかった時に次の対策を実行しますので、対策自体は複数準備しておくのはおすすめです。
もちろん、始めの対策で上手くいったらそのやり方を続けていきましょう。
分かりやすく対策を貼っておく
一部の人を除いて、残念ながら多くの人は、どんなに固く決心したことでも忘れてしまいます。
そこで、分かりやすく対策を見えるところに貼ることをおすすめします。ただ、この対策の紙は貼りっぱなしだといずれ壁と同化してしまうので、日々きちんと確認する工夫は必要です。
対策の方法としては以下のような方法もあります。
- 毎日声に出して読む
- 毎日新しく紙に書いて貼り直す
- 毎日紙を違う場所に移動させる
どれも簡単ですが、一時的には効果のある方法です。
不安な時は取り組みながら相談する
自分では良い対策を考えたと思い、実行していてもどうも効果を実感できない時は早めに上司や同僚などに相談してみましょう。職場の人に相談するときはできるだけ、取り組んだけど上手くいかなかったと言えるようにするのがおすすめです。
タスク管理パートナーのサービスをご利用いただくと、失敗の原因から対策を考えることもサポートします。
対策を継続して実行する
考えた対策も正解で、実行できた場合は、その対策を継続して実行し続けます。もう大丈夫かなと思っても、対策の紙やタスクは残しておきましょう。もう大丈夫と思った時に、意外にできなくなる時もあります（経験者は語る）。
もし対策がどうもうまく働いていないと感じたらぜひ違う対策を考えて実行してみましょう。
何でも一度でうまくいく方が珍しいと思って、何度でも試してみてください。
ミスが起こった時にどう対応するか
仕事ができる人であっても必ずミスをします。でもミスが多い人はミスを起こした時に、さらにミスを重ねるという体験を多くしている人ともいえます。
では、ミスをしてしまった時にどうすれば良いかのヒントを以下にご紹介します。
慌てず落ち着く
慌てると確実にミスにつながります。大事なことは慌てないこと。
深呼吸して、水分をとってください。この時間は１０～20秒ぐらいです。
落ち着いてから対策を考えます。「そんな時間はない！」でしょうか？そのわずかな時間で落ち着けるとミスが減りやすいのでぜひお試しください。
大切なことは、いきなり行動せずまず考えることです。
自分で解決できるか、誰かの助けが必要かを確認する
ミスのレベルは様々です。「あ～、ごめん、ごめんすぐに訂正します」ということからお客様に迷惑をかけること、あるいは信用を失うことまで様々です。
今回のミスがどんな状況かを確認します。自分で動いて修正していいことなのか、あるいは、自分が動くことで状況がさらに難しいことになることなのか。
ミスをすると隠したくなるかもしれませんが、ミスこそ一刻も早く周囲に知ってもらう、あるいは助けてもらう必要があります。それこそが結局ミスの被害を最小にすることになります。
自分の判断に自信がない時も速やかに相談しましょう。
ミスが起こった原因を特定して対策する
原因を追究しないと結局また、同じミスを繰り返すことになります。
ミスの原因を特定して対策する方法がいまいち分からないなと思ったら、このブログの先頭まで戻って、もう一度読んで、試してみてください。
同じミスを繰り返さないためにも、ぜひミスの原因を特定して対策を考えて実行するということを繰り返しやってみてください。
ご自身で難しいなと思われたら、タスク管理パートナーがお手伝いします。
